Child pages
  • Checklista vid tillfällig stängning av anläggning
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Som en följd av norska regeringens beslut att hålla gym och andra gemensamma anläggningar stängda vill vi med denna information hjälpa er med en checklista samt att vi utvecklat några funktioner för praktiska åtgärder i BRP. Vi önskar samtidigt passa på och rekommendera att ni även kontaktar er revisor eller annan legal, myndighetsexpertis och vill också förtydliga att utskick till medlemmar är kopplat till regelverk knutet till GDPR. Vår support finns som vanligt tillgänglig för era frågor och vi hoppas med denna checklista kunna hjälpa er att snabbt ta korrekta åtgärder för att underlätta ert arbete.

Alla videoklipp

Kommunicera med kunder

Video - Kommunicera med kunder

För att göra utskick med information till kunderna, gör följande:

BRP Classic: Kontaktregister→ Personer→ Sök fram de personer ni vill kontakta via avancerat urval→ Verktyg→ SMS eller E-post

BRP Cloud: Backoffice→ Personer→ Sök fram de personer ni vill kontakta via avancerat urval → Markera raderna och klicka på SMS eller E-post

I de fall ni önskar göra ett utskick till samtliga kunder med aktivt abonnemang eller värdekort via SMS eller E-post utan att ta hänsyn till samtycke (GDPR) kan BRP bistå med detta under förutsättning att ni godkänner en friskrivningsklausul och tar fullt ansvar över utskicket och dess eventuella konsekvenser. BRPs konsulter ordnar då utskicket åt er genom skript som inte är en del av BRPs standardprodukt. Detta arbete kostar 1000 NOK. Observera att pris per sms tillkommer vid utskick via sms.

Vid beställning behöver följande framgå:

Titel på meddelandet?

Vilket meddelande vill ni skicka? Tänk på att vid utskick med SMS innebär varje 160 tecken ett nytt SMS (för mottagaren ser det ut som ett enda långt men vid tex 320 tecken debiteras för 2 SMS)

Finns det någon anläggnings kunder ni inte vill skicka till?

Den klausul som behöver signeras följer nedan:

<kund> avstår med denna beställning alla anspråk, krav och möjligheter till ersättning eller andra eventuella krav mot BRP Systems och dess filialer, dotter-, koncern- & holdingbolag. BRP Systems utför beställningen på kundens räkning och belastas således inte för några efterkrav, juridiska såsom kommersiella.

Ställ in gruppaktiviteter

Video - Ställ in gruppaktiviteter

För att inte era medlemmar ska få varningar (sk no-shows) för uteblivet besök/bokning behöver samtliga pass ställas in för de dagar anläggningen är stängd (det är dessutom bra att göra detta för att inte riskera att få felaktig statistik för denna period). Detta görs såhär:

BRP Classic: Högerklicka på passet i bokningsvyn->Ställ in
BRP Cloud: Vänsterklicka på passet i bokningsvyn->Klicka på papper/penna-ikonen->Ställ in

Stoppa obemannad inpassering

Video - Stoppa obemannad inpassering

Ni som använder obemannad inpassering behöver göra schemaavvikelse för att förhindra att medlemmar kan passera in när anläggningen är stängd. Gör schemaavvikelse såhär:

BRP Classic: Produkter->Inställningar->Schemaavvikelser->Ny→Välj namn och dagar→Kryssa i "Stängt" och "Alla scheman"
BRP Cloud: Configuration→ Personal & Resurser->Schemaavvikelser→ +(Ny)→ Välj namn och dagar→ Kryssa i "Stängt" och "Alla scheman"
Observera att detta även hindrar "personalkort" från att passera in!

De kunder som nyttjar ARX-integration, R-Card-integration, Metra-integration eller annat offline-inpasseringssystem behöver ändra schemat i det respektive program. Kontakta er återförsäljare för respektive system. I vissa fall används ett helt annat system för tex ytterdörr/entré som inte är integrerat med BRP - denna återförsäljare behöver således kontaktas för schemaändring.

Hindra bokning i app och webb

Video - Hindra bokning i app och webb

För att förhindra att kunder genomför bokningar online då det är stängt rekommenderar vi att man tar bort onlinebokning helt genom att dölja webbkategorierna. Det görs på följande vis:

BRP Classic: Produkter→ Inställningar→ Webbkategorier→ Dubbelklicka på kategorin ni vill dölja→ Se till att "Visa", "Visa i kundwebben" och "Visa i appen" är urbockat.

BRP Cloud: Configuration→ Webb och app→ Webbkategorier→Klicka på kategorin ni vill dölja→ Se till att "Visa", "Visa i kundwebben" och "Visa i appen" är urbockat.

Observera att det tar upp till en timme innan ändringen är synlig på webb/app.

Nyttjas API för bokning behöver ni kontakta integratören/hemsidesansvarig för att dölja och förhindra bokning. Detta gäller främst tjänster & arrangemang då gruppaktiviteter redan är "fixade" så länge ni ställt in dessa enligt instruktion ovan.

Avboka tjänstebokningar och arrangemang

Video - Avboka tjänster och arrangemang

Glöm inte att avboka eller flytta tjänstebokningar och arrangemang som påverkas av stängningen. Om återköp behöver utföras gör ni det som vanligt enligt:

BRP Classic: https://dok.brpsystems.se/pages/viewpage.action?pageId=720

BRP Cloud: https://dok.brpsystems.se/pages/viewpage.action?pageId=73793891

Internetköp: https://dok.brpsystems.se/pages/viewpage.action?pageId=21856671


Se över uppföljningspunkter

Video - Se över uppföljningspunkter

Det kan även vara bra att tänka på att uppföljningspunkter kan behöva kontrolleras om ni använder er av dessa. Tex i de fall det finns uppföljningspunkter som kontaktar/gör utskick till medlemmar om de inte tränat på ett visst antal dagar eller om det skickas påminnelse om obetald faktura.

BRP Classic: Kontaktregister→ Inställningar→ Uppföljningspunkter→ Dubbelklicka på uppföljningspunkten och bocka ur "Aktiv" om man vill stoppa den

BRP Cloud: Configuration→ Marknadsaktiviteter→ Uppföljningspunkter→ Klicka på uppföljningspunkten och bocka ur "Aktiv" om man vill stoppa den


Kompensera kunder

Video - Kompensera kunder

I de fall ni önskar kompensera era kunder genom att tex ge gratisperiod fram till öppningsdagen kan ni göra på följande vis (observera att bindningstid inte påverkas):

BRP Classic: Produkter→ Abonnemang→ Sök fram de abonnemang ni vill ge gratisperiod åt via avancerat urval→ Markera raderna och högerklicka→Justera debiterat tom genom att addera till korrekt antal dagar på respektive abonnemang

BRP Cloud: Backoffice→ Abonnemang→ Abonnemang→ Sök fram de abonnemang ni vill ge gratisperiod åt via avancerat urval→ Markera raderna och klicka på "Ändra markerat urval"→ Justera debiterat tom genom att addera till korrekt antal dagar på respektive abonnemang

I annat fall har vi utvecklat ett mer omfattande sätt att sköta kompensationen Kompensation till tränande i samband med C-19

Vid öppning

Glöm inte att använda denna checklista för att återställa samtliga inställningar till sina ursprungliga värden när anläggningen öppnar igen!












  • No labels