Child pages
  • Förenklade kundrutiner
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 146 Next »

 Innehållsförteckning

Begrepp


Kundtyper

Förenklande kundrutiner bygger på tre generalla fördefinerade kundtyper: ordinarie, student och pensionär som styr vilka typer av abonnemang och tilläggsprodukter som kunder har möjlighet att teckna samt under lång tid kunden är berättigad att få priser som är associerade till respektive kundtyp.

Varje kund måste kunna legitimera sig med godkända svenska eller utländska identitetshandlingar. Om kunder uppvisar en utländsk identitetshandling måste den också kunna uppvisa arbetsintyg, hyreskontrakt, UT-kort eller LMA kort som intyg på att personen är bosatt i Sverige.

Ordinarie

En vanlig kund som måste intyga sig genom antigen giltiga svenska eller utländska identitetshandlingar uppfylla minsta ålder kravet om den är påslagen.

Student

Kund som studerar och kan intyga sin skolgång genom giltigt Mecenatkort eller Studentkort

Pensionär

Följande typer av pensionär förekommer:

Ålderspensionär

Personen måste ha uppfyllt 65 år för att identifiera sig med som den här kundtypen

Sjukpensionär livet ut

Personen måste uppvisa ett sjukintyg från Försäkringskassan utan giltighetsdatum

Tillfällig pensionär

Personen måste som visar upp ett sjukintyg från Försäkringskassan med giltighetsdatum fall klassas som tillfälliga pensionärer

Förtidspensionär

Personen måste uppvisa ett intyg från Premiepensionsfonden

Organisationskund

Kunder som vill kunna ta del av organisationsavtal måste kunna uppvisa organisationstillhörighet (passerkort, kläder etc), eller kan knytas till importerade förbeställningar genom personnummer, klassas som organisationskunder.

Huvudabonnemang

Huvudabonnemang benämns det vanliga träningsabonnemanget som kunden väljer att teckna. Det kan vara både att autogiro abonnemang eller ett kontantabonnemang.

Tilläggsprodukt

Tilläggsprodukt kallas produkter är associerade med ett huvudabonnemang. Det kan vara frivilliga produkter som varor eller abonnemang (tex. handduksabonnemang eller olyckfallsförsäkring) men också obligatoriska produkter som till exempel administrationsavgifter. 

Förbeställningar

Som ett alternativ till Organisationskoppling  finns numera konceptet förbeställningar. Tanken är att kundansvarig för organisationen förhandlar med organisationen och skapar förbeställningar av vald produkt för ett antal anställda. Sedan när den anställde kommer till anläggningen så söker receptionisten upp förbeställningen och slutför registreringen. Det finns möjlighet att importera en bunt med förbeställningar om ett externt system används för organisationskunder

Automatiserad justering av prislistor

Kundtyperna student och pensionär som intygar sig med ett tidsbestämt intygska ha en tidsbestämd prisgaranti samband med registreringen. Med andra ord får en person som intygar sig som student tillgång studentprislistan (blir den kundtypen) tom datumet som intyget är giltigt tom. När man har passerat giltighetsdatumet faller man automatiskt falla tillbaka till ordinarie prislistan.

Man kan också konfigurera en uppföljningspunkt som X antal dagar i förväg upplyser kunden (via mail och/eller SMS) att komma in och intyga sin kundtyp (dvs sätta ett nytt prisgarantidatum)

Konfigurering


Aktivera förenklade kundrutiner

Man aktiverar kundrutiner genom Inställningar > Inställningar > "Använd förenklade kundrutiner"  

Aktivera Inställningar-Kundrutiner

Börja med att aktivera kundrutiner

Därefter krävs rättigheten "Systeminställningar" eller "Inställningar"

Konfigurera kundtyper

Börja med att aktivera kundrutiner

Kundtyperna: ordinarie, student och pensionär är fördefinerade kundtyper i BRP som blir synliga och valbara i de förenklade kundrutinerna genom att man första skapar en n ny prislista eller återanvänder befintlig och sedan associerar den prislista till inställningen för respektive kundtyp genom Inställningar > "Inställningar - Kundrutiner > Ordinarieprislista, Studentprislista och Pensionärsprislista."

Konfigurera huvudabonnemang

Vanligtvis bör en kundtyp bara ha ett fåtal abonnemangsprodukter utpekade. För att knyta ett huvudabonnemang till en specifik kundtyp räcker det att knyta den abonnemangsprodukten till den prislista som har pekats ut som prislista för den kundtypen i  "Konfigurera huvudabonnemang" 

Konfigurera tilläggsprodukt

När man har konfigurerat huvudabonnemang så letar man fram den abonnemangsprodukten i BRP klienten och lägger upp de andra produkter som tillägg under fliken "Abonnemang". Det finns möjlighet att begränsa i vilka kundrutiner som det här tillägget ska vara valbart, obligatoriskt eller ej valbart.

Konfigurera personstatustyper

På förenklade kundkortet, som alla förenklade kundrutiner utgår från, visas eventuella avvikelser som kan förekomma på person, abonnemang och autogiromedgivande. Man har möjlighet att konfiguerara allvarlighetsnivåer för dessa avvikelser. Allvarlighetsnivåerna styr hur avvikelser presenteras på personkortet. Konfigureringen görs genom att Kontaktregister > Inställningar > Personstatustyp

Kassakoppling

För att kunna utföra vilken förenklad kundrutin som helst (Söka och visa kund undantaget) måste i BRP Online specificera en koppling till en BRP kassa. Kopplingen skapas automatiskt om man alltid kommer till BRP Online genom att klicka på "BRP Online" ikonen i högra hörnet högst upp i BRP klienten.  


TODO: BRP internt

Observera alltså att man inte kommer att kunna registrera nya kunder eller utföra några som helst rutiner på den uppsökta kunden om man manuellt anger webbadressen till BRP Online i webbläsaren. Vill man skapa ett bokmärke till BRP Online som måste man lägga till kassanamn och registerunitid som parameter till BRP Online webbadressen. Tex: mittgym.brponline.se/internal?registerclientname=kassa1&&registerunitid=1

Rutinbeskrivning 


Söka och visa kund

Varje rutin som man vill utföra inleds alltid med att börja söka efter person alternativt organisation genom att klick på "Sök" i vänster menyn i BRP Online

Söka person

Se till att "Person" är vald i  drop-down menyn till vänster om sökrutan. Möjliga sökkriterier är personnummer, namn, e-post adress, kundnummer. Vi rekommenderar att alltid söka efter personen genom att ange personnummer som sökord för att få så träffsäkert resultat som möjligt. Skulle personen med den angivna personnnumret finns registrerad i BRP kommer ett förenklat personkort att visas automatiskt. Har man personuppslagningen aktiverad och inga sökträffar hittades i BRP kommer resultatet från uppslagningen att presenteras.

Om sökresultatet innehåller flera sökträffar i BRP så visas dessa i en tabell och där varje rad i tabellen kan expanderas till personkort genom att klicka på raden.

Personkortet

Personkortet innehåller person- och kunduppgifter samt tecknade abonnemang och tillägg, autogiromedgivande samt köpta värdekort.

På personkortet presenteras även eventuella avvikelser på personen, abonnemang och autogiromedgivande. Allra högst upp på personkortet presenteras alltid alla personavvikelser (oavsett allvarlighet) samt abonnemang- och autogiromedgivande avvikelser som har konfigurerats som fel eller varningar.

Avvikelser för abonnemang och autogiromedgivande som har konfigurerats som information kommer att presenteras som etikett under varje berörd abonnemang eller medgivande.

Söka organisation

Se till att "Organisation" är vald i  drop-down menyn till vänster om sökrutan. Möjliga sökkriterier är organisationsnamn eller organisationsnummer. I likhet med sökning av person kommer tabell med sökträffar att presenteras där varje rad kan expanderas till ett mycket förenklat organisationskort.


Registrera ny privatkund

Konfiguration

Konfigurering av kundtyp krävs. Ordinarie prislista konfigurering är obligatorisk medan student och pensionär är frivilliga. Om man inte konfigurerar student- och pensionärsprislista så kommer man inte kunna välja dessa kundtyper i legitimeringsflödet.

Kassakoppling krävs

Personuppslagning rekommenderas då personuppgifterna kommer att vara automatiskt ifyllda i registreringsflödet vilket snabbar upp flödet.

Beskrivning

  1. Börja med att söka person
  2. Ifall man lyckas säkerställa att personen förekommer i BRP så fortsätt att "Teckna abonnemang som befintlig privatkund"
  3. Hittar man inte personen i BRP så klicka på "Registrera som privatkund"  vilket öppnar ett registrereringsflöde bestående av följande steg: "Legitimering", "Personuppgifter", "Produkter", ev. "Autogiromedgivande", "Inpasseringsuppgifter", "Sammanfattning".

Registreringsflöde

I flödet kommer man stegvis att ange nödvändig information för registrera en ny privat kund. Man kan när som helst avbryta flödet genom att klicka på "Avbryt" knappen. Inga information sparas i BRP förrän man har klickat på "Slutför" i "Sammanfattningen".

1. Legitimering

Här ska man legitimera att personen har giltiga och godkända identitetshandlingar samt godkända intyg som styrker den valda kundtypen. Man måste explicit klicka i varje checkbox som ett bevis att man har kontrollerat handlingarna

2. Personuppgifter

Har man personuppslagningen påslagen kommer personuppgifterna automatiskt att vara ifyllda så det enda man behöver komplettera med är e-post och mobilnummer. Det är möjligt att komplettera uppgifterna med telefonnummer hem och arbete. 

3. Produkter

I det här steget ska man välja huvudabonnemang och eventuella frivilliga tilläggsprodukter. De obligatoriska tilläggen kommer automatiskt att vara valda när man väljer huvudabonnemang.  Prisinformation om de valda abonnemangen och tilläggen kommer också att presenteras

4. Autogiromedgivande

Ifall man har valt ett autogiro abonnemang i föregående steg så kommer man i det här steget att ange kontouppgifter för ett autogiromedgivande. Observera att kontoinnehavaren måste vara minst 18 år, 

5. Inpasseringsuppgifter

I det här steget ska man ta foto på kunden och ange kortnummer. Eventuella instruktioner hur man registrerar ett kortnummer kan också förekomma på den här sidan.

6. Sammanfattning

Här presenteras en sammanfattning av den angivna uppgifterna i flödet. Tanken är att ge chans att granska uppgifterna innan man klickar på slutför 

 


Teckna abonnemang som befintlig privatkund

Konfiguration

Genom inställningen "Antal månader i förväg som man får teckna ett nytt abonnemang om man redan har ett aktivt" som nås genom "Inställningar > Inställningar-Kundrutiner > Teckna abonnemang" anger man hur månader i förväg man kan teckna nytt abonnemang innan det befintliga tar slut

Beskrivning

För att kunna teckna abonnemang som befintlig privatkund krävs det att man inte har ett aktivt huvudabonnemang och uppfyller den konfigurerade kriteriet för förtida teckning av nytt abonnemang.

  1. Börja med att söka person
  2. På kundens personkort uppe till höger klicka på menyikonen > "Teckna Abonnemang"

Därefter ser flödet ut som när man teckna ny kund förutom och där den befintliga personuppgifter föreslås med möjlighet att uppdatera dessa. När det gäller autogiromedgivande steget presenteras befintliga bankkontouppgifter och man ges också möjligheten att uppdatera med nya kontouppgifter om autogiromedgivandet inte har status "Hos BGC".


Registrera ny organisationskund

Konfiguration

 Konfigurering av ordinarie prislista är obligatorisk eftersom den kommer att användas om organisationen som man kopplar kunden till inte har en organisationsprislista kopplad till sig. 

 Kassakoppling krävs

 Personuppslagning rekommenderas då personuppgifterna kommer att vara automatiskt ifyllda i registreringsflödet vilket snabbar upp flödet.

Beskrivning

  1. Börja med att söka person
  2. Ifall man lyckas säkerställa att personen förekommer i BRP så fortsätt att "Utnyttja avtal/förbeställning som befintlig kund"
  3. Hittar man inte personen i BRP så klicka på "Registrera som privatkund"  vilket öppnar ett registrereringsflöde bestående av följande steg: "Sök organisation", "Legitimering", "Personuppgifter", ev. "Produkter", "Autogiomedgivande",  "Inpasseringsuppgifter" och "Sammanfattning".

Registreringsflöde

I flödet kommer man stegvis att ange nödvändig information för registrera en ny organisationskund. Man kan när som helst avbryta flödet genom att klicka på "Avbryt" knappen. Inga information sparas i BRP förrän man har klickat på "Slutför" i "Sammanfattningen".

1. Sök organisation

I det här steget ska man söka fram organisationen som man vill koppla kunden till.

2. Legitimering

Här ska man legitimera att personen har giltiga och godkända identitetshandlingar samt godkända intyg som styrker oeganisationstillhörigheten. Man måste explicit klicka i varje checkbox som ett bevis att man har kontrollerat handlingarna


3.
Personuppgifter

Har man personuppslagningen påslagen kommer personuppgifterna automatiskt att vara ifyllda om man har legitimerats med svensk ID-handling och personnnummer i "Legitimering" steget så det enda man behöver komplettera med är e-post och mobilnummer. Det är möjligt att komplettera uppgifterna med telefonnummer hem och arbete. 

4. Produkter

I det här steget ska man välja huvudabonnemang och eventuella frivilliga tilläggsprodukter. Om organisationen har  en prislista kopplad till sig kommer produkter som ingår i prislista att vara valbara i det här steget. Om organisationen inte har någon prislista kommer produkter från ordinarie prislista att vara valbara. De obligatoriska tilläggen kommer automatiskt att vara valda när man väljer huvudabonnemang.  Prisinformation om de valda abonnemangen och tilläggen kommer också att presenteras

5. Autogiromedgivande

Ifall man har valt ett autogiro abonnemang i föregående steg så kommer man i det här steget att ange kontouppgifter för ett autogiromedgivande. Observera att kontoinnehavaren måste vara minst 18 år, 

6. Inpasseringsuppgifter

I det här steget ska man ta foto på kunden och ange kortnummer. Eventuella instruktioner hur man registrerar ett kortnummer kan också förekomma på den här sidan.

7. Sammanfattning

Här presenteras en sammanfattning av den angivna uppgifterna i flödet. Tanken är att ge chans att granska uppgifterna innan man klickar på slutför 



Utnyttja avtal/förbeställning som befintlig kund

Konfiguration

För att kunna använda sig av förbeställningar så måste man aktivera inställningen "Aktivera möjlighet att använda förbeställningar för organisationer"

Vidare måste organisationen har konfigurerats att använda sig av förbeställningar. Aktiveringen görs i BRP genom att söka upp organisationen och därefter på organisationskortet välja "Ekonomi" > "Använd förbeställningar"

För att privatperson som redan har tecknat ett privatabonnemang ska kunna ta del av organisationsavtal finns det en inställning "Tillåt inte omvandling till organisationskund om kvarvarande månader på befintligt abonnemang är mer än" som reglar hur många kvarvarande månader som ska finnas kvar på privatabonnemanget innan man får ta del av organisationsavtalet

Beskrivning

  1. Börja med att söka person
  2. Ifall man lyckas säkerställa att personen förekommer i BRP klicka på meny knappen högst upp till höger  på personkortet och välj "Utnyttja avtal/förbeställning" 
  3. Ett registreringsflöde likt den för att registrera ny organisationskund startas men den skillnaden att BRP listar de organisationer där personens personnummer förekommer bland förbeställningarna som förslag i steg 1 "Sök organisation".
    Om man då väljer en organisation som har en importerad förbeställning för personen så kommer kunden endast att få välja produkten som är angiven i föreställningen i steget där man väljer produkt


Visa/skapa/importera förbeställningar

Konfiguration

Man måste ha rättigheten "Organisation" för att kunna administrera förbeställningar

Beskrivning 

Visa förbeställningar

Sök upp organisationskortet för aktuell organisation i BRP Online och klicka på meny ikonen högst upp till höger. Välj därefter 'Visa förbeställningar' 

Skapa förbeställningar

Man kan manuellt skapa förbeställningar som genom att "Söka organisation">"Visa förbeställning">"Skapa förbeställning"

Importera förbeställningar

Importering av förbeställningar sker genom att man väljer produkt, giltighetstid och sedan läser in en enkel csv-fil.

Varje rad ska innehålla: 

 

namn,personnummer,e-postadress

 alternativt

 

namn,födelsedatum,e-postadress

Denna skapas med fördel från kalkylverktyg så som Excel eller Open/Libre Office (format windows-1252/Latin1 vilket är standard i windows).

Exempel på csv-fil:


Säga upp abonnemang

Konfiguration

Genom inställningen "Inkludera dagens datum i uppsägningstid" styr man om man vill att uppsägningen påbörjas på en gånge eller dagen efter

Beskrivning

Det är endast möjligt att säga upp AG abonnemang genom att klicka på meny ikonen för abonnemanget på personkortet. Eventuella AG tillägg kommer och implicit att sägas upp.

Kunden har möjlighet att betala för uppsägningstiden under uppsägningstillfället. Om man väljer att inte slutbetala kommer AG-dragningar att göras under uppsägningstiden


Uppgradera abonnemang

Man kan uppgradera ett abonnemang endast om det finns ett dyrare abonnemang av samma typ och är kopplad till samma prislista som det befintliga abonnemanget man uppgraderar från (dvs. ett befintligt AG abonnemang kan endast uppgraderas till dyrare AG abonnemang i samma prislista)


Nedgradera abonnemang

Man kan nedgradera ett abonnemang endast om det finns ett billigare abonnemang av samma typ och är kopplad till samma prislista som det befintliga abonnemanget man nedgraderar från (dvs. ett befintligt AG abonnemang kan endast nedgraderas till billigare AG abonnemang i samma prislista)  


Frysa abonnemang

Konfiguration

Beskrivning


Ta bort frysning av abonnemang

Konfiguration

Beskrivning


Förkorta pågående frysning av abonnemang

Konfiguration

Beskrivning


Förlänga pågående frysning av abonnemang

Konfiguration

 Beskrivning


Överlåta abonnemang

Konfiguration

I dagsläget är det endast möjligt att tillåta överlåtelse av kontantabonnemang. Konfigurering för att tillåta görs per produkt genom Produkter-> Produkter -> "Sök fram och välj produkten som man vill kunna överlåta" -> Fliken Abonnemang > "Tillåt överlåtelse".

Beskrivning



Intyga/Ändra kundtyp

Konfiguration

Beskrivning


Uthämtning av online köp

Uthämtning av köp online gör det möjligt för kunden att registrera sig på nätet, välja abonnemang och betala för detta.

Vid registreringstillfället kan kunden ges möjlighet att välja rabatterade abonnemang (t.ex. för studenter).

Kundens abonnemang börjar som standard att gälla från registreringstillfället, men med konfiguration går det att styra så att abonnemangets debiterat t.o.m.-tillfälle flyttas fram som en bonus vid snabb uthämtning (förslagsvis 2 veckor).

Vid uthämtningstillfället bekräftas kundens rätt till rabatterat pris och om kunden inte har rätt kommer en prisjustering att ske och kunden kan betala mellanskillnaden i kassan.När kunden kommer till anläggningen bekräftas kundens information på samma sätt som vid Personregistrering. Fotografering, tilldelning av inpasseringskort, fingeravtrycksregistrering och annat som måste ske på plats genomförs.För att kunna göra en uthämtning måste BRP Online öppnas från en BRP-klient med kopplad kassa.

Konfiguration

Om kund inte kan styrka rätt till rabatterad prislista (tex. att man är student trots att man har valt abonnemanget med studentprislist) kommer samtliga rabatterade poster att få en prisjustering där detaljerna presenteras för att på ett enkelt sätt kunna förklara prisskillnader för kunden. Styrs av inställningen "Använd retroaktiv prisomräkning av uthämtade abonnemang".

"Max antal dagar att förlänga uthämtade abonnemang vid uthämtningstillfället" styr hur många extra dagar kunden får tillgodo om man hämtar kortet vid senare tillfälle. Till exempel om inställningen är satt på 14 dagar och kunden hämtar ut sitt kort 10 dagar efter att man har registrerat sig på nätet får kunden 10 dagar tillgodo (abonnemangets debitera tom flyttas fram så många dagar). Men kunden kommer 20 dagar efter registreringstillfället och hämtar ut sitt kort så får man 14 dagar tillgodo och inte 20 dagar.

Beskrivning

Om kunden har en beställning som är färdig för uthämtning kommer åtgärden "Hämta ut onlineköp" att visas på personkortet, annars är den dold. I övrigt är det ett snarlikt flöde som nyregistrering av kund som består av: "Legitimering" , "Personuppgifter", "Produktval och tilläggs val", "Autogiromedgivande", "Inpasseringsuppgifter" och "Sammanfattning".


1. Legitimering

Här ska man legitimera att personen har giltiga och godkända identitetshandlingar samt godkända intyg som styrker den registrerade kundtypen. Man måste explicit klicka i varje checkbox som ett bevis att man har kontrollerat handlingarna. Skulle man sakna nödvändiga handling för att intyga sin kundtyp student och pensionär kommer man automatiskt att omvandlas till en ordinarie kund och bli tvungen att betala för ev. prisjusteringar om abonnemanget för den ordinarie kundtypen är dyrare än vad man betalade för vid registreringen på nätet.

2. Personuppgifter

Har man personuppslagningen påslagen kommer personuppgifterna automatiskt att vara ifyllda med de uppgifterna man uppgav vid registreringen. Det är möjligt att komplettera uppgifterna med telefonnummer hem och arbete. 

3. Produkter

I det här steget ska man välja huvudabonnemang och eventuella frivilliga tilläggsprodukter. De obligatoriska tilläggen kommer automatiskt att vara valda när man väljer huvudabonnemang.  Prisinformation om de valda abonnemangen och tilläggen kommer också att presenteras

4. Autogiromedgivande

Ifall kunden inte har registrerat ett elektroniskt autogiromedgivande via sin internetbank har man här möjlighet att lägga upp ett nytt autogiromedgivande. 

 5. Inpasseringsuppgifter

I det här steget ska man ta foto på kunden och ange kortnummer. Eventuella instruktioner hur man registrerar ett kortnummer kan också förekomma på den här sidan.

6. Sammanfattning

Här presenteras en sammanfattning av den angivna uppgifterna i flödet. Tanken är att ge chans att granska uppgifterna innan man klickar på "Slutför"

 


Nytt medlemskort

Konfiguration

Beskrivning

 

Personregistrering

Uthämtning av köp online

Teckna abonnemang

Hantering av organisationskunder i BRP online

Överlåta abonnemang

  • No labels