Export av löneunderlag

BRP har stöd för export till Visma 300/600, Visma 9.5, Agresso, Hogia Lön Plus Stamina och Visma DataLøn.

Om ni vill exportera till ett annat system kontakta BRP för att mot offert undersöka om det är möjligt att stödja export till ert lönesystem.

Flödet ser förenklat ut som följer:

Anställd rapporterar sin tid i BRP Resource Planner
Oplanerad frånvaro (sjukdom, VAB etc) hanteras av schemaläggare eller den anställda
Anställd granskar och låser sin tid vid månadsslut
Chef attesterar tidrapport
Ekonomiansvarig exporterar tidrapport till lönesystem
Utbetalning av lön från lönesystem

Att gå igång med tidrapportering och export till lönesystem är ett omfattande projekt och kräver oftast en förstudie tillsammans med en av våra konsulter.

För att få en offert samt ett tidsestimat kontakta vår säljavdelning genom att skicka ett mail till sales@brpsystems.se

Uppsättning Personal

Skapa persongrupp för attestering dvs "attestträd"

Kontaktregister > Inställningar > Persongrupper
Klicka "Ny"
Ange namn och välj anläggningen "Central" så att persongruppen blir tillgänglig på alla anläggningar

Inställningar på "Personkortet"

BRP Configuration - Personal och resurser - Personal

Den anställda måste ha samma anställningsnummer i BRP som i lönesystemet. Detta ändrar man på fliken "personal"

Den anställda ska tillhöra en attestgrupp, det vill säga de som skapades i avsnittet ovan, detta ska läggas in på fliken "Marknad" samt fältet "Grupper" OBS att denna inställningen kan användas till annat också

Den anställda ska ha en anställningsform, det är denna som avgör hur data (bokningar samt arbetspass) tolkas i BRP. Förklaring till de olika anställningsformerna hittar ni HÄR. Den absolut vanligaste för en månadsanställd är: "Månadslön + bokningar, närvaro från arbetspass" och för en Timanställd: "Timlön, bokningar". Om den anställda är månadsanställd ska man också fylla i antal % i "% av heltid", endast heltal kan användas.

Om du är Chef och ska attestera personal ska du också ha en grupp under inställningen "persongrupper för attestering av tidrapport". Detta bestämmer vilka du som chef får attestera tider för. Ska du INTE attestera någons tid ska denna ruta var tom

Uppsättning Produkter

Skapa tidkod (Begreppet Tidkod i BRP kan innebära både löneart, avvikelseart och tidkod från ert lönesystem)

Ekonomi > Lön > Tidkod
Klicka "Ny"

Frånvaro: Ange på tidkoder kopplade till frånvaro så som tex sjuk, VAB, semester mm

Tillåt manuella poster: Anger om man ska kunna lägga till tidrader med aktuell tidkod manuellt via BRP Online OBS att dessa INTE kommer att slå igenom till Resource Planner. OB brukar vara ett exempel på tidkoder som ska användas manuellt i BRP Online

Rapportera in antalet tillfällen istället för tid: Exporteras till lönesystem som antal tillfällen istället för tid. Lämpligt t.ex. när instruktörer får betalt för en timme även om gruppaktiviteten är 55 minuter. OBS att en tidkod med denna inställning blir 1 styck oavsett om bokningen är 15 min eller 3 timmar

Exkludera för personer med månadslön: Exempelvis för gruppträning. Bokningen är lönegrundande för instruktörer med timlön, men exporteras inte för personal med månadslön.

Använd tidkodsmodifikation: om denna är ikryssad så används fältet tidkodsmodifikation från personkortet som prefix till numret för denna tidkod (Exempel tidkod 202. Om personen har tidkodsmodifikation 5 så blir tidkoden som exporteras 5202).

Kan överlappa: Används för till exempel OB som ska överlappa en vanlig redan befintlig bokning.

Tidkoder i BRP behöver överensstämma med ert lönesystem. Det nummer ni anger på tidkoderna i BRP måste återfinnas med samma nummer på motsvarande tidkod/löneart/avvikelseart i ert lönesystem.
Exakt hur detta ser ut beror på vilket lönesystemet som används. Vid frågor ber vi er att kontakta leverantören av ert lönesystem.

Möjlighet att exportera olika tidkoder beroende på person

Texten i fältet 'tidkodsmodifikation' på personkortet används som prefix för tidkoder som har 'Använd tidkodsmodifikation' satt.

Exempel:
Tidkod nummer 55 använder tidkodsmodifikation.
Tidkod nummer 720 använder inte tidkodsmodifikation.
Kim har tidkodsmodifikation satt till '8'.

När lönen exporteras för Kim blir tidkoden 855 för den tiden Kim rapporterat in med tidkod 55.
Den tiden Kim rapporterat in med tidkod 720 förblir oförändrad och exporteras som 720.

Konfigurera produkter (gruppaktiviteter och tjänster) med rätt tidkod

Produkter > Produkter
Sök upp produkt
Välj tidkod på respektive flik "tjänst", "gruppaktivitet"

Tjänster för frånvaro (VAB, semester, sjukdom etc) - dessa ska ej vara debiterbara.
Lönegrundande tjänster
Lönegrundande gruppaktiviteter

Ändra tidkod på en produkt

Ändrar man tidkod på en produkt så kommer det att slå igenom på alla tidrader som inte är låsta/attesterade/exportade. Detta innebär att man behöver se till att alla månader som ska ha den tidigare tidkoden måste vara låst innan man gör ändringen.

Exportera lönedata

Arbetstiden exporteras som olika tidkoder beroende på anställningsform. Det är anställningsformen som avgör hur data i BRP tolkas.

Exportera attesterade månader per bolag till lönesystemet

Ekonomi > Lön > Export av tidrapporter
Markera de tidrapporter som ska exporteras
Klicka "Exportera", spara den skapade filen på datorn
Importera filen i lönesystemet

Ovanstående kräver rättigheten "Exportera lönedata", se Roller och användarrättigheter

Initiera låst månad vid uppstart av tidrapporteringen

För att kunna börja med tidrapporteringen för personer som redan är anställda samt sedan vid nyanställning behöver en initiering göras.

Ekonomi > Lön > Export av tidrapporter > Verktyg > Skapa initial låst månad
Välj månad då man planerar att börja med tidrapporteringen
Välj för vilket bolag initieringen ska göras
Klicka "OK"

Det skapas då en låst tom månad före angiven månad för alla anställda som inte redan har en låst månad före det valda datumet.

Efter att man har initierat låst månad har man även möjlighet att ställa in initialt flexsaldo för de personer som har en anställningsform med flex genom att:

Ekonomi > Lön > Export av tidrapporter
Observera att man får endast se tiderna för de personer man har rätt att attestera, så logga in som en attestant eller lägg till attestantgrupperna på din användare.
Välj månaden före uppstart av tidrapporteringen
Klicka på "Sök"
Dubbelklicka på den person som behöver få sin initiala flex justerad och fyllt i utgående flex.