Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 110 Next »

Denna manual är under uppbyggnad. Saknar du någonting här kanske du kan hitta informationen i vår gamla manual.

Att komma igång med BRP

Ordlista
Driftsättning av autogiro
Förberedelser av Strålfors betalkortslösning
Debitech
Checklistor
Utbildningsplan
Lista över snabbtangenter (xls) 

Kundhantering

Kontaktregister > Personer
Kontaktregister > Organisationer

BRPs kontaktregister består av ett personregister och ett organisationsregister. Registret innehåller främst kunder, men även personer och organisationer som ni har kontakt med av andra anledningar, exempelvis personal, leverantörer och er egen organisation. Informationen om en person finns samlad på vad vi kallar ett personkort. Motsvarande finns även organisationskort. Dessa kontaktkort kan anpassas så att information som är relevant för er verksamhet efterfrågas när en ny kund registreras.

De personer som tillhör personalen och ska ha tillgång till BRP, får denna genom tilldelningen av en roll på personkortets personalflik.

Om ni vill föra in kunder i BRP från ett annat system eller tvärtom kan ni göra detta genom en import eller export.

Genom att skapa marknadsaktiviteter kan ni spara information över de kontakter ni har med kunderna, samt delegera framtida kontakter.

För att hitta information i kontaktregistret, använd en av de flera sökfuntionerna

Att lägga till resurser och vyer

För att ni ska kunna sälja era tjänster krävs lediga resurser. De vanligaste resurserna är lokaler och personal, men det kan också handla om olika typer av utrustning, som ett solarie eller en projektor.
Exempel: För att tjänsten massage ska kunna säljas krävs en ledig lokal och en ledig personal.

  1. Skapa schemanför resurser som finns tillgänglig under regelbundna tider, som lokaler och utrustning.
  2. Lägg till resurstyperför de resurser ni använder
  3. Skapa kapacitetstyper för de resurser som kan användas till flera samtidiga tjänstebokningar (exempelvis sovsalar som kan användas av flera personer)
  4. Skapa kompetensgrupper för att koppla en viss roll till flera tjänster (exempelvis om alla i personalen som tillhör kompetensgruppen massör kan utföra ett flertal massagetjänster)
  5. Lägg till resurser
  6. Skapa vyer för att visa när resurserna är tillgängliga för bokning

Du har nu ett antal vyer som visar när dina resurser kan bokas. Den vita färgen visar att resursen är schemalagd. Om du valt att inte koppla en resurs till ett schema kan du istället använda dig av arbetspass. Denna metod är ofta mer lämplig för personal.

Att skapa produkter

Innan du skapar din första produkt måste du lägga till 

  • Produktgrupper, som delar in dina produkter i grupper vilket används i statistiken samt avgör hur produkter visas i kassan
  • Avdelningar inom verksamheten som ska informeras om bokningar och försäljning
  • Prislistor låter dig skapa avtalspriser och rabatterade priser till utvalda kunder

Produkter skapas under Produkter > Produkter. För samtliga pridukter finns följande inställningar:

  • Avdelningar; anger på vilka planeringslistor försäljning av denna produkt ska visas
  • Produktgrupp; styr var produkten visas i kassamenyn, i produktmenyn i internetbokningen och statistiken
  • Konto; anger vilket av de konton som ingår i kontoplanen som intäkter från försäljning ska gå till
  • Momsgrupp
  • Pris
  • Visa i kassamenyn
    Basuppgiftsfliken visas för produkter av alla typer. En del fält kan vara inaktiverade för vissa produkttyper. Beroende på vilken produkttyp du valt aktiveras vissa av de andra flikarna i produktkortet. Dessa innehåller information som är tillämpbar för just denna typ av produkt.
    Följ länkarna nedan för att läsa mer om de olika produktgrupperna:
    Varuprodukt
    Lagervaruprodukt
    Lager
    Tjänsteprodukt
    Paketprodukt
    Arrangemangsprodukt
    Arrangemangslistan
    Gruppaktivitetsprodukt
    Entréprodukt
    Värdekortsprodukt
    Abonnemangsprodukt

Bokning

Bokningsvyn visar när de resurser som ingår i den valda vyn är schemalagda, när de är bokade och vilka tider som fortfarande är tillgängliga för bokning (vit markerad med vit färg). Till höger i bilden kan du se beställningspanelen. När en första bokning gjorts öppnas den för att du ska kunna se vad kunden beställt. Du kan lägga till fler produkter för att sedan stänga beställningen (låta den vänta på fler tillägg), fakturera eller betala den i kassan.

Välj bland de resursvyer du skapat genom att trycka på siffertangenterna från ett och uppåt. Vill du se samtliga resurser som ingår i vyn, kryssa för "Alla". Detta läge kan vara bra vid schemaläggning. Annars visas endast resurser som redan är schemalagda och tillgängliga för bokning.
 
Du kan välja bland följande layouts:

  • Dag; visar resurserna under vald dag
  • Vecka, resurs; visar vald resurs under en vecka
  • Vecka; visar resurserna under en vecka
  • Månad; visar resurserna under en månsd
    Du kan hoppa mellan de fyra lägena med 'L' på tangentbordet.

Om du bara vill se resurser som kan erbjuda en viss tjänst kan du välja denna under "Alla".

  • För att boka en tjänst, markera starttiden på en resurs som tjänsten utnyttjar och tryck B.
  •  
  • För att lägga varor till en bokning tryck 'V'. För att lägga till varupaket, tryck Shift-V. I dialogen som följer kan du välja vara, antal och eventuell resurskoppling (exempelvis den lokal där kaffet ska serveras). Om beställningen innehåller ett paket kan du välja att markera varan som en del av detta paket. Varans pris sätt då till noll kronor så att paketpriset inte påverkas.
  • Paketbokning
    När en tjänstebokning, varubokning eller en paketbokning görs söks först kunden upp. Därefter skapas en beställning som visas till höger i programfönstret. Alla bokningar som görs hamnar nu på samma beställning fram till att den stängs.
    Möblering

Fakturering

Fakturering

Attestering

Inpassering 

Inpasseringsfönstret visas genom att du trycker F4 på tangentbordet. 

Inpassering 

Abonnemang

Ett abonnemang kan vara tidsbundet eller löpande.

Om ett abonnemang kräver ett autogiromedgivande öppnas medgivandedialogen automatiskt när ett sådant abonnemang säljs i kassan. Medgivandet kan också skapas manuellt från kundkortet.

Försäljning av abonnemang

Vanliga frågor
Att sälja ett abonnemang
Frysning av abonnemang
Byte av abonnemang
Debitering av abonnemang

Kontrakt

Ett kontraktär ett avtal för bokning av tjänster under en tidsperiod.  

Gruppaktiviteter

Planera in en gruppaktivitet

Hantera deltagare på gruppaktivitet

Arrangemang

Planera in ett arrangemang från en befintlig arrangemangsprodukt

Boka in deltagare på arrangemang

Arrangemangsbokning via internet

Entré 

abc 

Värdekort 

Ett värdekort berättigar till köp för ett visst värde eller av ett antal produkter av en viss typ. Efter ett köp av ett värdekort slutförts visas information om kortet. Då finns möjlighet att ange vem som ska få nyttja kortet, giltighetstid och värdekortsnummer.  Värdekortsnumret vill man i regel ändra om man säljer värdekort med förtryckta nummer.

Presentkort / Tillgodohavande

Säljes i kassan. Vid försäljningen kan värdet på kortet ändras.

Klipport

Säljes i kassan. Om användaren har rättigheten "Värdekort" kan antalet klipp och kortets värde ändras vid försäljningen.

Klippkort med entréer

Klippkort för organisation

Genom att en hel organisation får tillgång till ett klippkort (värdekort som innehåller entréer) kan ge alla personer som tillhör organisationen tillträde till en anläggning eller rätt att i internetbokningen boka specifika gruppaktiviteter. Du håller reda på hur många besök / bokningar som gjorts av organisationen och kan skapa rapporter med dessa.

  1. Skapa en rättighet "Företaget"
  2. Visa gruppaktiviteten du vill ge Företaget bokningsrätt till. Markera "Företaget" under 'Rättigheter' på gruppaktivitetsfliken
  3. Skapa en entré "Bokningsrätt Företaget" och tilldela den rättigheten du nyss skapade
  4. Skapa ett värdekort "Bokningsrättighetskort Företaget" och fyll det med ett stort antal av den entré du skapade
  5. Sälj värdekortet "Bokningsrättighetskort - Företaget" i kassan till en person som är kopplad till Företaget
    1. Gå till kassan, sök upp kunden
    2. Sök upp värdekortet i produktmenyn, köp det och betala kontant
    3. Efter köpet dyker en lista med köpta kort upp. Dubbelklicka på kortet och kryssa i att alla inom organisationen ska få utnyttja kortet. Utöka också giltighetstiden så mycket du vill.

Ekonomi

Kontoplan 

Betalsätt
Observera att betalsätten Kort och Kontant är reserverade. Du kan ändra konto på dessa men kopplingen från kassan är fast, så döp exempelvis inte om betalsättet Kort till Faktura.

Autogiro
Periodisering av abonnemang

Konteringsexempel

Export av fakturaunderlag
Export av verifikat som SIE-filer

Fakturajournaler och inbetalningsjournaler

Export av verifikat (SIE)

Listor och statistik

Besök, Inpasseringar per person

Försäljningsprognosen visar hur mycket som är bokat under en viss period utan att ta hänsyn till vad som debiterats.

Planeringslistor

Bokning > Planeringslistor

En planeringslista visar bokningar under ett tidsperiod. Du kan välja att filtrera bokningarna efter resurs för att skapa ett schema för en anställd eller för en lokal, eller på avdelning. Normalt visas alla bokningar kronologiskt, men du kan också välja att gruppera bokningar som tillhör samma beställning.

Endast bokningar som hör till den aktuella affärsenheten visas.

Kassa

 Kassa

En förutsättning för att kassan ska kunna användas är att en kassaenhet har valts, antingen för den inloggade användaren eller för den aktuella terminalen (inställning i propertiesfilen).  Användarens roll måste också innehålla rättigheter att använda kassan.

Kundkontotkan användas för att ge en kund kredit. Skulden kan senare betalas i kassan, faktureras eller dras vid autogirodragningen. 

Skapa en kassarapport per kassaenhet i samband med stängning. 

Sätt att gå till kassan

?    Ikonen i beställningsvyn tar med beställningen samt kundens förfallna bokningar till kassan
?    Ctrl-K tar med markerad bokning med tillhörande varor samt kundens förfallna bokningar
?    Shift-K markera bokningar för betalning i kassan. K tar sedan dessa till kassan.
?    Kassaknappen + Nej ger en helt blank kassa
?    Kassaknappen + Ja tar med markerad bokning med tillhörande varor samt kundens förfallna bokningar

Pågående köp

Välj produkter i produktmenyn. Du kan sedan välja att betala köpet, spara köpet för senare betalning, fakturera eller debitera kundens kundkonto.

Betalning

Betalning med kundkonto i kassan

?    Om kundkonto inte är aktiverat som betalsätt visas kundkontoknappen endast om kunden har en kredit satt.

?    Om kundkonto är aktiverat som betalsätt visas kundkontoknappen alltid om en kund är vald. Vid betalning via kundkonto får användaren frågan om kundkrediten ska overridas ifall om kunden saknar / ej har tillräcklig kredit.

Inpassering

Rapportmallar

Inställningar > Rapportmallar

Systemet innehåller rapportmallar för utskrift av bekräftelser, fakturor, planeringslistor etc. Dessa kan till viss del anpassas:

  • Innehåll
  • Mall
  • Texmall
  • Sidhuvud
  • Sidfot
  • Konstanter

Bifoga automatiskt en bilaga med e-postutskick

  1. Gå in under Kontaktregister > Affärsenhet. Under din affärsenhet väljer du dokumentfliken och lägger till bilagan.
  2. Välj Inställningar > Rapportmallar och välj den rapport till vilken du vill bifoga bilagan
  3. Med "Vid e-post bifoga" väljer du bilagans namn (här listas alla dukument som ligger under er affärsenhet)

Val av sidhuvud och sidfot

Internetbokning 

Hur påverkar man hur många tidsalternativ kunden får se? 

om man loggar in som personal dyker planeringslista upp i menyn.
scheman visas i internetbokningen om man kryssar i systeminställningen "Visa schema" under internet-tabben och sedan kryssar i rutan "Visa på internet" på de vyer man vill visa

Tjänstebokning 

Inställningen tidigaste tjänstebokning anger från vilken tid tjänstebokningar kan bokas via internet. "Minsta tidsintervall på internet" avgör i vilka intervall från starttiden som tjänsten kan bokas. Om starttid för tjänstebokningar är 8:00 och minsta tidsintervall på internet är 00:30 kan kunden välja att boka denna tjänst klockan åtta, halv nio, nio osv, trots att tjänsten kanske låser resurserna kortare tid än så.

Hur gruppaktiviteter visas

Visning av produkter

En besökare som inte är inloggad ser bara aktiviteter han/hon har rätt att boka
En inloggad besökare ser bara aktiviteter han/hon har rätt att boka.

Gruppering av produkter i internetbokningen

Om systeminställningen "Gruppera gruppaktiviteter efter produktgrupper" är aktiverad visas endast produkter som ligger direkt under den produktgrupp som valts i systeminställningen "Produktgrupp för gruppaktiviteter" eller i en undergrupp till denna. Har ingen sådan grupp valts väljs "rooten" by default. Finns produkter direkt under denna visas gruppen "Övriga" i internetbokningen - och finns inga sådana produkter visas den inte. Undergrupperna till övergruppen visas i internetbokningen förutsatt att besökaren har rättigheter att boka minst en av de produkter den innehåller.

Text och språk

De textsträngar som används i internetbokningen kan anpassas i filen messages.properties

Layout och färger

Internetbokningen använder sig av en CSS-fil som innehåller inställningar för layout och färger. Ni kan överrida dessa genom att skapa en fil "custom.css" som överrider orginal standardinställningarna samt genom att byta ut bildfilerna.

Tjänstebokning via internet

SMS

Några leverantörer av SMS:

  • datatal - fakturerar
  • hooya - prepaid
    Om påminnelser ska kunna skickas till kunderna måste en påmminnelsetjänst installeras. Kontakta BRP för detta. Om ni bara tänkt skicka SMS efter ett aktivt val kan ni bortse från detta.

 

Inställningar 

  Observera att inställningarna gäller för samtliga användare av systemet.

  • Basuppgifter
    • Visa beställningspanel efter bokning - Låter bokaren fortsätta bokning på aktuell beställning fram till att den stängs.
    •  
  • Färger
  • Ekonomi
  • Installation
  • Internet

Installation

Kringutrustning

Övrigt

Schema på internet
Lösa frågor

  • No labels