Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 21 Next »

Fakturadistribution ser till att kunder får sina fakturor levererade på det sättet de önskar utan att skapa merarbete för systemanvändaren.

Konfigurering

Det finns för närvarande tre olika distributionsmetoder:

  • Lokal utskrift
  • E-post
  • Central print-leverantör (21 grams), se rubriken längre ner på sidan för mer information om avtal och avgifter.

Distributionsmetoderna "E-post" och "Central print-leverantör (21 grams)" kräver att BRPs schemaläggaretjänst är uppsatt samt att den kör rutinen för central fakturadistribution. Kontakta BRPs support för att få hjälp med detta.

För att aktivera en distributionsmetod:
1. Gå in under Ekonomi > Inställningar > Fakturadistribution. Om man använder en distributionsmetod som kräver en schemalagd aktivitet är det viktigt att schedulerunner kör.

2. Dubbelklicka på den distributionsmetod ni vill aktivera och välj vilka anläggningar den ska vara tillgänglig för. Om inte alla villkor är uppfyllda för en distributionsmetod går den ej att aktivera.

Efter att de önskade distributionsmetoderna är aktiverade bör en förvald distributionsmetod väljas. Det är den metoden som kommer att användas för de kunder som inte specifikt bett om att få sina fakturor på ett särskilt sätt.

  1. Gå in under Inställningar > Inställningar > Faktura och välj förvald metod på inställningen "Standardmetod vid fakturadistribution". Om ni inte kommer åt den menyn så ta kontakt med BRPs support som hjälper till med inställningen.

Distributionsmetoderna "E-post" och "Central print-leverantör" ger möjlighet till en viss ångertid vid sändning. För att justera den tiden:

  1. Gå in under Inställningar > Inställningar > Faktura och sätt "Minsta ångertid vid fakturadistribution" till det antal minuter ni önskar. Om ni inte kommer åt den menyn så ta kontakt med BRPs support som hjälper till med inställningen.

Användning

Skicka fakturor

  1. Gå in under Ekonomi > Fakturering > Fakturor
  2. Markera de fakturor ni vill skicka, klicka på knappen "Skicka". Om den inte visas finns det ingen aktiv distributionsmetod.
    Välj den mall som passar bäst men tänk på att fakturahuvudet kommer att bli utbytt till om den ska till Central print-leverantör.
  3. Fakturan får nu status "Väntar på att skickas". Det går fortfarande att ångra utskicket (se rubriken "Ångra sändning" längre ner). 
  4. När fakturan är skickad ändras status till "Skickad" och det skrivs i fakturans historik när och till vem fakturan har skickats. (Se Faktura-dialogen > fliken "Historik")   
    Skulle något gå fel med utskicket sätts status på fakturan tillbaka till det som det var innan den lades upp för fakturadistribution. Vad det var som gick fel går även det att se under fakturans historik.

Val av distributionsmetod på enskilda kunder och organisationer

För att välja en annan metod än standardmetoden på en kund eller organisation:

  1. Gå in på kundens personkort och välj fliken "Fakturor" respektive fliken "Ekonomi" på organisationskort
  2. Välj önskad distributionsmetod i fältet "Fakturadistribution"
  3. Önskar kunden e-postfakturor till någon annan e-postadress än sin vanliga skrivs den önskade e-postadressen in i fältet "E-postadress (för faktura)"
  4. Prioritet generellt vid skickning av fakturor om inställningen "Koppla faktura till personens organisation" är påslagen är som följer: Organisation, Organisationens fakturareferens, Person.

Central print-leverantör (21 grams)

Distributionsmetoden "Central print-leverantör (21 grams)" innebär en avgift för varje skickad faktura. Avgiften täcker porto, kuvert och administration och debiteras av BRP. För att kunna använda Central print-leverantör behöver ni ett avtal för detta med BRP Systems.
Den zip-fil som skapas och skickas till brp-filserver innehåller en svefaktura-xml, en pdf och en metadata-fil.

Ångra sändning

Fakturor som skickas via "E-post" eller "Central print-leverantör" kan ångras om man skulle råka skicka av misstag. Ångra en skickad faktura genom att kreditera den inom 5 minuter eller den tid ni angett i inställningen "Minsta ångertid vid fakturadistribution".

Kopia av skickad faktura

För att få en kopia av varje skickad faktura, aktivera inställningen "Skicka kopia av e-postade fakturor" under Inställningar > Inställningar .
Den epost-adress som är satt som "Avsändaradress vid fakturadistrubition via epost" läggs då till som BCC-adress (dold kopia) i mailet.

Det går också att lägga till ytterligare en adress som BCC om man använder Inställningen "Extra adress för kopia av e-postade fakturor". 

 

  • No labels