Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 81 Next »

Video: Konfigurera kontrakt

Objektet kontrakt

Ett kontrakt är en typ av abonnemang som används för att boka in repeterande tjänster. T.ex. en tennisbana varannan fredag. Ett kontrakt kan vara under en begränsad tid eller tills vidare. Kontraktet bokas in repeterande i intervall från varje vecka upp till var fjärde vecka. Kontraktet är kopplat till en specifik resurs ett visst klockslag en viss veckodag.
Alla kontrakt som någonsin skapats finns under Produkter > Kontrakt.

Lista över kontrakt

Alla kontrakt finns under menyn Produkter > Kontrakt samt på kundkortet under fliken "Abonnemang" för respektive betalare.

Konfigurera kontrakt

Aktivera funktionen kontrakt

Aktivera kontrakt genom att bocka i Inställningar > Inställningar (Basuppgifter) > "Använd kontrakt". Denna inställning aktiverar flera nya menyer och knappar och kräver en omstart för att fullt aktiveras.

Konfigurera tjänster för vilka kontrakt ska kunna skapas

Det första man måste göra är att bestämma vilka produkter som ska gå att koppla till kontrakt. Det är bara tjänster som kan kopplas till kontrakt och tjänsterna får bara ha ett resursbehov. På produktkortet finns en kryssruta med texten "Kan användas i kontrakt", bocka för den för de produkter du vill använda i kontrakt.

Kontraktsperioder

Under vilka perioder kontrakten gäller ställer man in i kontraktsperioderna. Dessa återfinns under Produkter > Inställningar > Kontraktsperiod. En kontraktsperiod kan liknas vid en termin, en sportanläggning har ofta uppehåll i sina kontrakt under sommaren och runt jul då endast strötider bokas. Har man inga uppehåll skapas kontraktperioderna lämpligtvis för ett helt år i stället. Förutom start- och slutdatum anger man här även startvecka för terminen. Se nedan för ytterligare förklaring av Startvecka.

Startvecka

Både kontraktsperioden och kontraktet har en startvecka. Detta har inget med årets veckonumrering att göra utan syftar på ordningen på veckan inom kontraktsperioden. Ordningsnumret är till för att styra kontrakt som repeterar varannan vecka eller ännu mer sällan.

Exempel
Säg att ni har två kontrakt på samma tennisbana och samma tid, och båda repeterar varannan vecka. För att styra så att dessa två kontrakt hamnar på olika veckor används startvecka enligt följande:

  • Kontrakt A ges startvecka 1, d.v.s. den första tiden reserveras i den första veckan inom kontraktsperioden och därefter den 3:dje, 5:e, 7:nde osv till kontraktsperiodens slut.
  • Kontrakt B ges startvecka 2, d.v.s. den första tiden reserveras i den andra veckan inom kontraktsperioden och därefter den 4:e, 6:e, 8:nde osv till kontraktsperiodens slut.

På detta sätt kommer båda kontrakten att reservera tiden för samma tennisbana, samma tid, varannan vecka men på olika veckor.

Skapa ett kontrakt

Video: Skapa kontrakt

  • För att skapa ett kontrakt måste aktuell resurs vara öppnad med ett schema eller ett arbetspass.
  1. Sök upp önskad resurs i bokningsschemat, markera önskad tidpunkt och längd och tryck sedan på knappen "Kontrakt" eller på tangenten "C".
  2. Nu öppas "skapa-abonnemangs-dialogen", välj vilken produkt det gäller.
  3. Sök upp kunden genom att klicka på "kikaren" på raden för "Nyttjare". Se Objektet abonnemang för övriga inställningsmöjligheter.
  4. Längst ner i fönstret finns ett antal fält som rör kontrakt. Valde man tidsperioden i schemat innan man tryckte på "Kontrakt" så är det mesta redan korrekt ifyllt. Du kan även ställa in hur ofta bokningen ska repetera.
  5. När alla uppgifter är ifyllda klicka på "Skapa".
  6. I bokningsschemat visas kontrakt som streckade rutor fram till att dom faktiskt bokas in. Vilken färg som används går att ställa in via Inställningar > Inställningar (Färger) > "Färg för kontraktsbokningar".

Repetition

Det finns två typer av repetitioner:

  • Repetera varje, varannan, var tredje, etc upp till var åttonde vecka. Används detta kan även startvecka ställas in för repetitionen (se Startvecka för detaljer).
  • Repetera första, andra, tredje eller fjärde veckodagen i månaden. T.ex. andra måndagen i varje månad.

När ett kontrakt skapas kontrolleras att inte kontraktet krockar med befintliga kontrakt. Ett kontrakt som repeterar var tredje vecka kan t.ex. krocka med ett annat kontrakt som repeterar var fjärde vecka så långt som tio veckor från starten och med längre repetitioner ännu längre fram i tiden. Krock-kontroll mellan de två olika repetitionssätten utförs ej eftersom det då kan uppstå konflikter långt in i framtiden och kontrollen kan då inte göras tillräckligt effektivt.

Boka kontraktstider

Tiden är reserverad för kontraktet i all framtid och kontraktet måste aktivt sägas upp.
Den reserverade tiden görs "gällande" genom att den reserverade kontraktstiden bokas. När kontraktstiden bokas in öppnas en dialogruta där ni anger slutdatum för hur långt fram i tiden ni vill boka in kontraktet. Kontraktets produkt bokas in repeterande fram till valt datum förutsatt att det finns kontraktsperioder skapade samt att kontraktet inte tar slut tidigare än angivet datum.

Bokning av kontraktstider kan göras från:

  • Bokningsvyn.
  • Kontraktslistan.
  • Debiteringsfunktionen för abonnemang, se rubrikerna nedan gällande att debitera.

Boka in kontraktstid från bokningsvyn

  1. Markera den reserverade kontraktstiden i bokningsvyn
  2. Högerklicka och välj "Boka in"
  3. Ange t.o.m.vilket datum som kontraktet ska bokas in
  4. Godkänn angivet slutdatum genom att klicka på "OK". Nu skapas en beställning som innehåller alla inbokade tider under kontraktsperioden. Strecken i bokningsschemat har bytts ut mot en heltäckande färg.

Boka in kontraktstid från kontraktslistan

Produkter > Kontrakt

  1. Markera det/de kontrakt i kontraktslistan som ska bokas.
  2. Klicka på knappen "Boka in kontrakt".
  3. Ange t.o.m. vilket datum som kontraktet ska bokas in.
  4. Godkänn angivet slutdatum genom att klicka på "OK". Nu skapas en beställning per betalare. Beställningen innehåller alla inbokade tider under kontraktsperioden. Strecken i bokningsschemat har bytts ut mot en heltäckande färg.

Ändra kontraktstider

För att ändra tider på ett kontrakt behöver ni först avboka kontraktets bokningar, se "Avboka flera bokningar/tider i ett kontrakt". En enstaka inbokad kontraktstid hanteras som en vanlig tjänstebokning.

Om kontraktsbokningarna redan är debiterade så måste fakturorna som innehåller bokningarna först krediteras, följ sedan anvisningarna nedan. Efter detta så måste kontraktet debiteras på nytt och kreditfakturan och den nya fakturan balanseras ut.

Ändra sedan kontraktets tider genom att:

  1. Avboka flera bokningar/tider i ett kontrakt fr.o.m. det datum som ändringarna avser. För att ändra en enskild bokning kan ni avboka en enskild bokning/tid i ett kontrakt, se nedan.
  2. Markera ett av kontraktets reserverade tider i bokningsvyn.
  3. Klicka på "Kontrakt".
  4. Ändra vid behov uppgifterna i fälten "Tillfällen" eller "Tidpunkt" beroende på vad som ska ändras.
  5. Bekräfta ändringen med att klicka på "OK".
  6. När kontraktstiderna är ändrade kan ni boka in kontraktstiderna igen.

Förändring av ett kontrakt

För att byta t.ex. starttid, veckodag, resurs eller någon annan parameter på ett kontrakt gör enligt följande.

  1. Sök upp kontraktet, t.ex. i bokningsschemat och klicka på "Kontrakt".
  2. Klicka på "Avboka"... på raden "Inbokat t.o.m." Ange det datum då förändringen skall träda i kraft.
  3. Uppdatera kontraktets parametrar med dom nya uppgifterna och spara.
  4. Högerklicka på den randiga kontraktstiden och välj "Boka in kontrakt". Ange hur lång kontraktet skall bokas in. Vanligtvis till kontraktperiodens slut.

Avbokningar i kontrakt

För att avboka tider som är debiterad krävs rättigheten "Avboka debiterade bokningar".
Avbokade tider kan bokas för andra tjänster/kunder men den streckade markeringen ligger kvar i schemat för att visa att denna tid ingår i ett kontrakt och därför inte samtidigt kan ingå i något annat kontrakt.

Avboka en enskild bokning/tid i ett kontrakt

  1. Markera aktuell kontraktstid i bokningsvyn.
  2. Klicka på "Avboka".
  3. Tiden har avbokats och kan utnyttjas till andra bokningar.

Avboka flera bokningar/tider i ett kontrakt

  1. Stå på kontraktet i bokningsschemat och klicka på knappen "Kontrakt".
  2. Nu öppnas det aktuella kontraktet.
  3. Klicka på knappen "Avboka".
  4. Ange fr.o.m. vilket datum som kontraktets bokningarna ska avbokas.
  5. Bekräfta avbokningarna genom att klicka på "OK".
  6. Tiderna har avbokats och kan utnyttjas till andra bokningar.

Att säga upp kontrakt

Stå på kontraktet i bokningsschemat och klicka på "Kontrakt". Klicka på "Säg upp".

Förlängning av kontrakt

Ett kontrakts tider förlängs/flyttas till nästkommande kontraktsperiod i samband med att ni debiterar kontraktet under Ekonomi > Fakturering > "Debitera abonnemang" respektive "Debitera AutoGiro-abonnemang".

Förlängning med prisjustering

  1. Uppdatera priser på produkterna.
  2. Skapa en kontraktsperiod för kommande period, se till att startveckan blir rätt så att repeterade kontrakt fortsätter med rätt intervall.
  3. Kontrollera att resursernas scheman är öppna för hela perioden.
  4. Uppdatera priserna på kontrakten.Produkter > Kontrakt. Gör ett "Avancerat urval" på "Debiterat Tom" samt "Produkter" för att få fram de som ska ändra pris. Gör ett nytt "Avancerat urval" och uteslut de med egen prislista. Klicka på "Ändra pris". Om inget kontrakt har prisgaranti längre än föregående period, kryssa i "Ignorera prisgaranti".
  5. Boka in kontrakt. Samma avancerade urval som i föregående punkt, markera alla och klicka på "Boka in".

Debitera enstaka kontrakt

Kontrakt kan debiteras antingen ett och ett från kontraktslistorna eller från Ekonomi > Fakturering > Debitera abonnemang.
När kontrakt debiteras skapas bokningar i bokningsschemat och ersätter de streckade, reserverade, tiderna. Skulle en kontraktsbokning inte kunna bokas in p.g.a. krock med annan bokning eller p.g.a. helgdag eller liknande så debiteras inte kunden för dessa bortfallna dagar. Priset för debiteringen blir antal inbokade tillfällen multiplicerat med priset på kontraktet.

Enskilda abonnemang kan debiteras från kontraktets beställning men observera att detta endast fungerar för redan inbokade kontrakt.

  1. Gå till Bokning > Beställningar och öppna aktuell beställning.
  2. Klicka på "Fakturera".

eller

  1. Markera aktuell kontraktstid i bokningsschemat.
  2. Klicka på "Beställning" för att öppna beställningsfönstret.
  3. Öppna beställningen (penna/papperinkonen) och klicka på "Fakturera".

eller

  1. Markera aktuell kontraktstid i bokningsschemat.
  2. Klicka på "Beställning" för att öppna beställningsfönstret.
  3. Klicka på "Kassaikonen" och ta med beställningen till kassan. Kontraktet kan nu betalas direkt i kassan eller så kan ni skapa en faktura .

Massdebitera kontrakt

Video: Boka in och debitera kontrakt

Kontrakt kan massdebiteras från Ekonomi > Fakturering > Debitera abonnemang. Här kan man välja om bara kontrakten eller om även vanliga abonnemang skall debiteras. Se Debitering av abonnemang för en mer detaljerad beskrivning av debiteringsrutinen.
Kontrakt kan i denna funktion debiteras utan att vara inbokade och i samband med att kontrakten debiteras skapas samtidigt bokningar för vald period. Har en kund flera kontrakt läggs alla dessa på samma faktura.

Återbetalning på avbokad kontraktstid

Om en kund avbokar sin kontraktstid och en annan kund bokar in sig på denna tid kan kontraktsinnehavaren få en ersättning för detta.

  1. Gå till Produkter > Produkter och skapa en produkt av typen "Vara" som heter t.ex. "Avbokningsretur" och som kostar exempelvis -50:-.
  2. Gå till Inställningar > Inställningar (Ekonomi) > "Produkt för återbetalning av avbokad kontraktstid" och välj den nyss skapade produkten.

När man sedan tar betalt för en bokning som bokats in på en avbokad kontraktstid så kommer denna produkt att sättas upp på kontraktinnehavarens kundkonto.

Mer information

Påminnelsebrev om avbokning av kontrakt

  • No labels