Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 14 Next »

Kontrakt

Vad är ett kontrakt?

Ett kontrakt är en typ av abonnemang som används för att repeterande boka in tjänster. Tex en tennisbana varannan fredag. Ett kontrakt kan vara under en begränsad till eller tills vidare. Kontraktet bokas in repeterande i intervall från varje vecka upp till var fjärde vecka. Kontraktet är kopplat till en specifik resurs ett visst klockslag en viss veckodag.

Komma igång med kontrakt

Aktivera kontrakt genom att i menyn Inställningar > System bocka i Använd kontrakt. Denna inställning aktiverar flera nya menyer och knappar och kräver en omstart för att fullt aktiveras.

Det första man måste göra är att bestämma vilka produkter som ska gå att koppla till kontrakt. Det är bara tjänster som kan kopplas till kontrakt och tjänsterna får bara ha ett resursbehov. På produktkortet finns en kryssruta med texten "Kan användas i kontrakt", bocka för den för de produkter du vill använda i kontrakt.

Sen måste man även skapa kontraktsperioder.

Kontraktsperioder

Under vilka perioder kontrakten gäller ställer man in i kontraktsperioderna. Dessa återfinns under menun Produkter > Inställningar > Kontraktsperiod. En kontraktsperiod kan liknas vid en termin, en sportanläggning har ofta uppehåll i sina kontrakt under sommaren och runt jul då endast strötider bokas. Har man inga uppehåll skapas kontraktperioderna lämpligtvis för ett helt år i stället. Förutom start- och slutdatum anger man här även startvecka för teminen.

Startvecka

Både kontraktsperioden och kontraktet har en startvecka. Detta har inget med årets veckonummrering att göra utan är till för att styra kontrakt som repeterar varannan vecka eller ännu mer sällan. Detta förklaras enklast med ett exempel. Säg att du har två kontrakt på samma tennisbana och samma tid, men båda repeterar varannan vecka. För att styra så att dessa två kontrakt hamnar på olika veckor används startvecka enligt följande. Ett år delas upp i två terminer v3-v21 och v28-49. Kontrakt A spelar udda veckor och kontrakt B jämn veckor. På kontraktsperioden för vårterminen sätter man startvecka=1. På kontrakt A sätter man startvecka=1 och på kontrakt B sätter man startvecka två. Det får till följd att Kontrakt A spelar v3,5,7,etc och Kontrakt B spelar v4,6,8,etc. Vill man att kontrakten under höstterminen ska fortsätta med samma udda respektive jämna veckor sätter man startveckan på kontraktsperioden för höstterminen till 2 eftersom den i det här exemplet börjar på en jämn vecka. På så sätt kommer Kontrakt A att fortsätta med udda veckor v29,31,33,etc och Kontrakt B med jämna veckor v28,30,32,etc.

Skapa ett kontrakt

Ett kontrakt skapas genom att man söker upp önskad resurs i bokningsschemat, markerar önskad tidpunkt och längd och trycker sedan på knappen Kontrakt eller på tangenten C. Nu öppas skapa-abonnemangs-dialogen. Välj produkt och sök upp kunden genom att klicka på kikaren på raden för Nyttjare. Se stycket om skapa abonnemang för övriga inställningsmöjligheter. Längst ner i fönstret finns ett antal fält som rör kontrakt. Valde man tidsperioden i schemat innan man tryckte på Kontrakt så är det mesta redan korrekt ifyllt. Du kan här även ställa in hur ofta bokningen ska repetera. När alla uppgifter är ifyllda klicka på Skapa. I bokningsschemat visas kontrakt som streckade rutor fram till att dom faktiskt bokas in.

Repetition

Det finns två typer av repetitioner:

  • Repetera varje, varannan, var tredje, etc upp till var åttonde vecka. Används detta kan även startvecka ställas in för repetitionen (se Startvecka för detaljer).
  • Repetera första, andra, tredje eller fjärde veckodagen i månaden. Tex andra måndagen i varje månad.

När ett kontrakt skapas kontrolleras att inte kontraktet krockar med befintliga kontrakt. Ett kontrakt som repeterar var tredje vecka kan t ex krocka med ett annat kontrakt som repeterar var fjärde vecka så långt som tio veckor från starten och med längre repetitioner ännu längre fram i tiden. Krock-kontroll mellan de två olika repetitionssätten utförs ej eftersom det då kan uppstå konflikter långt in i framtiden och kontrollen kan då inte göras tillräckligt effektivt.

Boka kontraktstider

Tiden är reserverad för kontraktet i all framtid och kontraktet måste aktivt sägas upp.
För att göra den reserverade tiden "gällande" genom att stå på den reserverade kontraktstiden i bokningsschemat, högerklicka och välj "Boka in". Nu öppnas en beställning som innehåller alla inbokade tider under kontraktsperioden. Strecken i bokningsschemat har bytts ut mot en heltäckande färg.

Avbokningar i kontrakt

Avboka som vanligt, och tiden kan nu bokas för andra tjänster/kunder.
Kontrakterade tider som är avbokade kan bokas om men den streckade markeringen ligger kvar i schemat för att visa att denna tid ingår i ett kontrakt och därför inte samtidigt kan ingå i något annat kontrakt.

Ta bort alla bokningar samtidigt

Stå på kontraktet i bokningsschemat och klicka på knappen "Kontrakt". Klicka på knappen "Avboka".

Att säga upp kontrakt

Stå på kontraktet i bokningsschemat och klicka på knappen "Kontrakt". Klicka på knappen "Säg upp".

Kontraktslistor

Alla kontrakt finns under menun Produkter > Kontrakt samt på kundkortet under fliken abonnemang för respektive betalare.

Debitering av kontrakt

Kontrakt debiteras antingen ett och ett från kontraktslistorna eller från menun Ekonomi > Fakturering > Debitera abonnemang. När kontraktet debiteras skapas riktiga bokningar i bokningsschemat och ersätter de streckade. Skulle en kontraktsbokning inte kunna bokas in pga krock med annan bokning eller pga helgdag eller liknande så debiteras inte kunden för dessa bortfallna dagar. Priset för debiteringen blir antal inbokade tillfällen multiplicerat med priset på kontraktet.

Debitera enstaka kontrakt

Markera önskat kontrakt i en kontraktslista och tryck sedan på knappen Debitera. En ruta öppnas där du får ange slutdatum för hur långt fram i tiden du vill boka in kontraktet. Kontraktets produkt bokas in repeterande fram till valt datum förutsatt att det finns kontraktsperioder skapade samt att kontraktet inte tar slut tidigare än angivet datum.

Massdebitera kontrakt

Kontrakt kan massdebiteras från menyn Ekonomi > Fakturering > Debitera abonnemang. Här kan man välja om bara kontrakten eller om även vanliga abonnemang skall debiteras. Se debitering av abonnemang för en mer detaljerad beskrivning av detta. När kontrakten debiteras skapas samtidigt bokningar för vald period. Har en kund flera abonnemang eller kontrakt läggs alla dessa på samma faktura.

Påminnelse om avbokning

Det finns en möjlighet att automatiskt skicka ett mail till kunden och påminna dom om att dom ska avboka kontrakts tider dom inte har tänkt att utnyttja. Mailet innehåller då en länk till webportalen där man kan avboka kontraktstiden utan att behöva logga in.

För att editera meddelandet som mailas går man in under Inställningar > Anläggning > Meddelanden > Brev för avbokning av kontraktstid. Brevet kan se ut enligt följande. Det viktiga är att själva länken är korrekt. 127.0.0.1 nedan ska bytas ut till adressen till webportalen.

Hej $!firstName!  

Om du inte har tänkt utnyttja din kontraktstid var vänlig och avboka den genom att följa länken nedan.  

http://127.0.0.1/brp/mesh/$url  

Med vänliga hälsningar $!unitName

Själva utskicket görs av en schemalagd aktivitet som administreras från Inställningar > Schemaläggning > Påminnelsebrev för avbokning av kontraktstid. En parameter kan anges vilket ger hur många dagar i förväg mailet ska skickas ut.

För att testa funktionen kan en parameter på 730 dagar anges eller liknande så långt fram i tiden där man inte har några kontrakt och så boka in ett eget testkontrakt två år frammåt i tiden.

  • No labels