Child pages
  • Förenklade kundrutiner

Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Begreppet Betala ikapp

...

Man kan också konfigurera en uppföljningspunkt som X antal dagar i förväg uppmanar kunden (via mail och/eller SMS) att komma in och intyga sin kundtyp (dvs sätta ett nytt prisgarantidatum).

Konfigurering

All konfiguering i detta kapitel utförs via BRP-klienten.

Aktivera förenklade kundrutiner

Förenklade kundrutiner aktiveras genom Inställningar > Inställningar > "Använd förenklade kundrutiner".

Aktivera inställningsmenyn Kundrutiner

För att kunna ändra på inställningarna för kundrutiner så måste följande steg göras:

  1. Börja med att aktivera förenklade kundrutiner.
  2. Verifiera att din roll har rättigheten "Systeminställningar".
  3. Gå till menyn Inställningar > Kundrutiner för att verifiera att du kan se kundrutinsinställningarna.

Konfigurera kundtyper

Börja med att aktivera inställningsmenyn Kundrutiner.

Kundtyperna Ordinarie, Student och Pensionär är fördefinerade kundtyper i BRP som blir synliga och valbara i de förenklade kundrutinerna genom följande steg:

  1. Skapa en ny prislista eller återanvänd en befintlig prislista
  2. Associera prislistan med någon av kundtyperna genom Inställningar > Kundrutiner > Ordinarieprislista/Studentprislista/Pensionärsprislista.
  3. Återupprepa steg 1-2 för samtliga kundtyper

Konfigurera huvudabonnemang

Vanligtvis bör en kundtyp bara ha ett fåtal abonnemangsprodukter utpekade. För att knyta ett huvudabonnemang till en specifik kundtyp räcker det med att knyta abonnemangsprodukten till kundtypens prislista (den som pekades ut som prislista för kundtypen i Konfigurera kundtyper).

Konfigurera tilläggsprodukt

...

Betala ikapp

En gång varje månad görs en dragning av alla autogiroabonnemang för nästkommande månad. Abonnemangens "debiterat t.o.m." flyttas då fram till sista dagen i nästkommande månad eftersom kunden har debiterats till det datumet. Vissa kundrutiner, som "Uppgradera abonnemang" och "Tina upp fryst abonnemang", kan påverka kostnaden för den debiterade månaden. Vid "Uppgradera" innebär det att kunden måste betala skillnaden mellan kostanden för det gamla och det nya abonnemanget. Vid "Tina upp fryst abonnemang" innebär det att kunden måste betala för de dagar som var frysta då autogirodragningen gjordes. Att "betala ikapp" innebär alltså att kunden måste betala en summa för att dess abonnemangs "debiterat t.o.m." fortfarande ska stämma efter att en kundrutin har genomförts.

Konfigurering

...

All konfiguering i detta kapitel utförs via BRP-klienten.

Aktivera förenklade kundrutiner

Förenklade kundrutiner aktiveras genom Inställningar > Inställningar > "Använd förenklade kundrutiner".

Aktivera inställningsmenyn Kundrutiner

För att kunna ändra på inställningarna för kundrutiner så måste följande steg göras:

  1. Börja med att aktivera förenklade kundrutiner.
  2. Verifiera att din roll har rättigheten "Systeminställningar".
  3. Gå till menyn Inställningar > Kundrutiner för att verifiera att du kan se kundrutinsinställningarna.

Konfigurera kundtyper

Börja med att aktivera inställningsmenyn Kundrutiner.

Kundtyperna Ordinarie, Student och Pensionär är fördefinerade kundtyper i BRP som blir synliga och valbara i de förenklade kundrutinerna genom följande steg:

  1. Skapa en ny prislista eller återanvänd en befintlig prislista
  2. Associera prislistan med någon av kundtyperna genom Inställningar > Kundrutiner > Ordinarieprislista/Studentprislista/Pensionärsprislista.
  3. Återupprepa steg 1-2 för samtliga kundtyper

Konfigurera huvudabonnemang

Vanligtvis bör en kundtyp bara ha ett fåtal abonnemangsprodukter utpekade. För att knyta ett huvudabonnemang till en specifik kundtyp räcker det med att knyta abonnemangsprodukten till kundtypens prislista (den som pekades ut som prislista för kundtypen i Konfigurera kundtyper).

Konfigurera tilläggsprodukt

När man har konfigurerat ett huvudabonnemang så letar man fram abonnemangsprodukten i BRP-klienten. Under fliken "Abonnemang" lägger man till de produkter som ska vara tilläggsprodukter till huvudabonnemanget. Det finns möjlighet att begränsa i vilka kundrutiner som det här tillägget ska vara valbart, obligatoriskt eller ej valbart. 

...

För att kunna utföra kundrutiner som kan resultera i en debitering, måste BRP Online ha en kassakoppling. Kassakopplingen skapas automatiskt om man loggar in till BRP Online genom att klicka på "BRP Online"-knappen i övre högra hörnet i BRP-klienten.

Rutinbeskrivning 

Söka och visa kund

För att utföra en rutin måsta man först söka upp rätt kund eller oganisation. Klicka på "Sök" i vänstermenyn i BRP Online för att visa söksidan.

Söka person

Se till att fliken "Personer i BRP" är vald innan du söker. Möjliga sökkriterier är personnummer, namn, e-postadress, kundnummer, kortnummer och telefonnummer. Vi rekommenderar att alltid söka på personnummer eftersom det ger rätt person direkt.

Om personuppslagning är aktiverat och man söker på ett personnummer som inte finns registrerad i BRP så kommer resultatet från uppslagningen att presenteras i en egen flik som heter "Personuppslagning". Där kan man välja att registrera personen som ny kund.

Om sökningen matchar flera personer så visas dessa i en tabell. Varje rad i tabellen kan expanderas, genom att klicka på raden, för att visa personkortet för personen.

Personkortet

Personkortet innehåller person- och kunduppgifter, tecknade abonnemang och tillägg, autogiromedgivande samt köpta värdekort.

På personkortet presenteras även eventuella avvikelser på personen och dess abonnemang och autogiromedgivanden. Allra högst upp på personkortet presenteras alltid alla personavvikelser (oavsett allvarlighet). Där visas även avvikelser på abonnemang och autogiromedgivanden som har konfigurerats som fel eller varningar.

Avvikelser för abonnemang och autogiromedgivande, oavsett allvarlighet, visas alltid som etiketter vid respektive abonnemang och autogiromedgivande.

Söka organisation

Se till att fliken "Organisationer i BRP" är vald innan du söker. Möjliga sökkriterier är organisationsnamn eller organisationsnummer. I likhet med sökning av person kommer en tabell med sökträffar att presenteras där varje rad kan expanderas till ett mycket förenklat organisationskort.

Organisationskortet

Organisationskortet innehåller uppgifter om organisationen, vem som är kundansvarig, avtalsprodukter och förbeställningar.

Registrera ny privatkund

Konfiguration

  • Konfigurering av kundtyp krävs. Konfiguration av Ordinarie prislista är obligatorisk medan Student och Pensionär är frivilliga. Om man inte konfigurerar Student- och Pensionärsprislista så kommer man inte att kunna välja dessa kundtyper i legitimeringssteget.
  • Kassakoppling krävs.
  • Personuppslagning rekommenderas eftersom det snabbar upp registrering av ny kund då personuppgifterna fylls i automatiskt.

Beskrivning

  1. Börja med att söka efter kunden för att säkerställa att personen inte redan finns registrerad.
  2. Ifall personen redan finns som kund så kan ett nytt abonnemang tecknas via "Teckna abonnemang som befintlig privatkund".
  3. Är inte personen regstrerad som kund kan den registreras genom att klicka på "Registrera ny kund" och sedan "Privatkund". Då öppnas registrereringsrutinen bestående av följande steg: "Legitimering", "Personuppgifter", "Produkter", ev. "Autogiromedgivande", "Inpasseringsuppgifter" och "Bekräfta".

Registreringsrutin

I rutinen kommer man stegvis att ange nödvändig information för att registrera en ny privatkund. Man kan när som helst avbryta rutinen genom att klicka på "Avbryt"-knappen. Ingen information sparas i BRP förens man klickat på "Slutför" i "Bekräfta"-steget.

1. Legitimering

Här ska man legitimera att personen har giltiga och godkända identitetshandlingar samt godkända intyg som styrker den valda kundtypen. Man måste klicka i varje checkbox som ett bevis på att man har kontrollerat handlingarna.

2. Personuppgifter

Har man personuppslagningen påslagen kommer personuppgifterna automatiskt att vara ifyllda. Det enda man behöver komplettera med är e-postadress och mobilnummer. Telefonnummer till hem och arbete är frivilliga att ange.

3. Produkter

I det här steget ska man välja huvudabonnemang och eventuella frivilliga tilläggsprodukter. De obligatoriska tilläggen kommer automatiskt att vara förvalda när man väljer huvudabonnemang. Prisinformation om de valda abonnemangen och tilläggen visas längst upp på sidan.

4. Autogiromedgivande

Ifall man har valt ett autogiroabonnemang i föregående steg så kommer man i det här steget att behöva ange kontouppgifter för ett autogiromedgivande. Observera att kontoinnehavaren måste vara minst 18 år.

5. Inpasseringsuppgifter

I det här steget ska man ta foto på kunden och ange ett kortnummer. Eventuella instruktioner för hur man registrerar ett kortnummer kan också förekomma på den här sidan om man har konfigurerat instruktionerna genom inställningen "Instruktioner på hur man registrerar medlemskortnummer".

6. Bekräfta

Här presenteras en sammanfattning av de angivna uppgifterna i rutinen. Gå igenom uppgifterna och verifiera att de stämmer innan du klickar på "Slutför".

 

Teckna abonnemang som befintlig privatkund

Konfiguration

Genom inställningen "Antal månader i förväg som man får teckna ett nytt abonnemang om man redan har ett aktivt" som nås genom Inställningar > Kundrutiner anger man hur många månader i förväg som man kan teckna ett nytt abonnemang innan det befintliga tar slut.

Beskrivning

För att kunna teckna abonnemang som befintlig privatkund krävs det att man inte har ett aktivt huvudabonnemang och uppfyller den konfigurerade kriteriet för förtida teckning av nytt abonnemang.

  1. Börja med att söka upp kunden.
  2. I personkortet, klicka på menyknappen i rubriken "Kunduppgifter" och välj "Teckna Abonnemang".

Rutinen som nu visas är samma som när man registrerar ny privatkundkund förutom att de befintliga personuppgifterna redan är ifyllda. Uppgifterna kan uppdateras. När det gäller autogiromedgivandesteget så presenteras de befintliga bankkontouppgifterna och man ges också där möjligheten att uppdatera dem med nya kontouppgifter (förutsatt att autogiromedgivandet inte har status "Hos BGC").

Registrera ny organisationskund

Konfiguration

  • Konfigurering av Ordinarie prislista är obligatorisk. Den kommer att användas om organisationen, som man kopplar kunden till, inte har en organisationsprislista kopplad till sig.
  • Aktivera förbeställningar för de organisationer som vill använda förbeställningar.
  • Kassakoppling krävs.
  • Personuppslagning rekommenderas eftersom det snabbar upp registrering av ny kund då personuppgifterna fylls i automatiskt.

Beskrivning

  1. Börja med att söka upp kunden för att säkerställa att personen inte redan finns registrerad.
  2. Ifall personen redan finns som kund så kan den utnyttja avtal och förbeställningr för en organisation genom att i personkortets "Kunduppgifter"-rubrik klicka på menyknappen och välja "Utnyttja avtal/förbeställning"
  3. Är inte personen regstrerad som kund kan den registreras genom att klicka på "Registrera ny kund" och sedan "Organisationskund". Då öppnas registrereringsrutinen bestående av följande steg: "Sök organisation", "Legitimering", "Personuppgifter", ev. "Produkter", "Autogiomedgivande",  "Inpasseringsuppgifter" och "Bekräfta".

Registreringsrutin

I rutinen kommer man stegvis att ange nödvändig information för att registrera en ny organisationskund. Man kan när som helst avbryta rutinen genom att klicka på "Avbryt"-knappen. Ingen information sparas i BRP föräns man klickat på "Slutför" i "Bekräfta"-steget.

1. Sök organisation

I det här steget ska man söka fram organisationen som man vill koppla kunden till. Skriv i sökfältet så visas träffarna automatiskt i tabellen nedan.

2. Legitimering

Här ska man legitimera att personen har giltiga och godkända identitetshandlingar samt godkända intyg som styrker den valda kundtypen. Man måste klicka i varje checkbox som ett bevis på att man har kontrollerat handlingarna.

3. Personuppgifter

Har man personuppslagningen påslagen kommer personuppgifterna automatiskt att vara ifyllda. Det enda man behöver komplettera med är e-postadress och mobilnummer. Telefonnummer till hem och arbete är frivilliga att ange. 

4. Förbeställningar/Produkter

Om den valda organisationen har förbeställningar aktiverat så kommer steg 4a att visas. Annars visas 4b.

    1. Förbeställningar
      I tabellen visas vilka förbeställningar som finns för den specifika kunden (förutsatt att personnummer har angivits). Ifall det inte finns någon förbeställning för kunden så visas alla förbeställningar för organisationen. Sök i tabellen eller lägg till en ny förbeställning.
      När en förbeställning är vald så visas steg 4b med den produkt som är vald.
       
    2. Produkter
      Här kan man välja huvudabonnemang och eventuella frivilliga tilläggsprodukter. Om organisationen har en prislista kopplad till sig kommer produkter som ingår i prislistan att visas. Om organisationen inte har någon prislista kommer produkter från ordinarie prislista att visas. De obligatoriska tilläggen kommer automatiskt att vara förvalda när man väljer huvudabonnemang. Prisinformation om de valda abonnemangen och tilläggen kommer också att presenteras.

5. Autogiromedgivande

Ifall man har valt ett autogiroabonnemang i föregående steg så kommer man i det här steget att behöva ange kontouppgifter för ett autogiromedgivande. Observera att kontoinnehavaren måste vara minst 18 år. 

6. Inpasseringsuppgifter

I det här steget ska man ta foto på kunden och ange ett kortnummer. Eventuella instruktioner för hur man registrerar ett kortnummer kan också förekomma på den här sidan om man har konfigurerat instruktionerna genom inställningen "Instruktioner på hur man registrerar medlemskortnummer".

7. Bekräfta

Här presenteras en sammanfattning av de angivna uppgifterna i rutinen. Gå igenom uppgifterna och verifiera att de stämmer innan du klickar på "Slutför".

Utnyttja avtal/förbeställning som befintlig kund

Konfiguration

  • Konfigurering av Ordinarie prislista är obligatorisk. Den kommer att användas om organisationen, som man kopplar kunden till, inte har en organisationsprislista kopplad till sig.
  • Aktivera förbeställningar för de organisationer som vill använda förbeställningar.
  • Kassakoppling krävs.
  • Personuppslagning rekommenderas eftersom det snabbar upp registrering av ny kund då personuppgifterna fylls i automatiskt.
  • För att en privatkund, som redan har tecknat ett abonnemang, ska kunna ta del av organisationsavtal finns det inställningen Inställningar > Inställningar > "Tillåt inte omvandling till organisationskund om kvarvarande månader på befintligt abonnemang är mer än" som reglar hur många månader som får finnas kvar på det existerande abonnemanget innan man får ta del av organisationsavtalet.

Beskrivning

  1. Börja med att söka upp kunden.
  2. I personkortet, klicka på menyknappen i rubriken "Kunduppgifter" och välj "Utnyttja avtal/förbeställning".

...

Visa/skapa/importera förbeställningar

Konfiguration

Beskrivning

  1. Börja med att söka upp organisationen.
  2. I organisationskortet, klicka på menyknappen i rubriken "Förbeställningar" och välj "Administrera förbeställningar".

En ny sida visas nu där organisationens förbeställningar visas. I tabellen kan följande åtgärder utföras.

Skapa förbeställningar

Klicka på "Lägg till". Ange produkt, giltighetstid och personuppgifter i dialogen som visas och klicka senda på "Lägg till". En ny förbeställning har nu skapats.

Importera förbeställningar

Klicka på menyknappen och välj "Importera förbeställningar". Ange produkt, giltighetstid och en csv-fil som innehåller personuppgifter för alla förbeställningar som ska skapas. Klicka sedan på "Importera".

Varje rad i csv-filen ska innehålla:

 

namn,personnummer,e-postadress

 alternativt

 

namn,födelsedatum,e-postadress

En csv-fil skapas med fördel från kalkylverktyg så som Excel eller Open/Libre Office (format windows-1252/Latin1 vilket är standard i windows).

Exempel på csv-fil:

Image Removed

Säga upp abonnemang

Konfiguration

  • Genom inställningen Inställningar > Kundrutiner > "Inkludera dagens datum i uppsägningstid" kan man ange ifall uppsägningen ska göras direkt eller nästa dag.

Beskrivning

Det är endast möjligt att säga upp autogiroabonnemang. Klicka på menyknappen till höger om abonnemanget på personkortet och välj "Säg upp". Eventuella tilläggsabonnemang kommer att sägas upp samtidigt som huvudabonnemanget.

I uppsägningsrutinen kommer kunden att få välja ifall den vill betala för hela uppsägningstiden direkt (slutbetalning) eller om autogirodragningarna ska fortsätta under resterande uppsägningstid.

Debitera abonnemang

Konfiguration

  • Inställningen Inställningar > Kundrutiner > "Max antal debiteringsintervall att förskottsbetala abonnemang" anger max antal månader i förväg som man får debitera ett abonnemang (standardvärdet är 12 månader).

Beskrivning 

Denna rutin kan användas vid två situationer:

  • Då kunden vill förskottsbetala sina abonnemang.
  • Då abonnemanget är släpande (debiterat t.o.m. är tidigare än förväntat datum) och man vill debitera fram abonnemanget.

Rutinen påbörjas genom att klicka på menyknappen till höger om abonnemanget och välja "Debitera". I vyn som visas finns en sammanfattning på vilka abonnemang som kommer att debiteras, debiteringsperioden och hur mycket som abonnemangen kommer att debiteras. Man har möjlighet att välja antal månader som man vill debitera. Tilläggsabonnemang kommer att debiteras till samma datum som huvudabonnemanget.

När ett abonnemang är släpande så kan man välja att "Debitera ikapp" istället för att ange antal månader. "Debitera ikapp" innebär att man debiterar så mycket som krävs för att abonnemanget(n) inte längre ska räknas som släpande.

När man klickar på "Slutför" så hörnet i BRP-klienten.

Rutinbeskrivning 

...

Söka och visa kund

För att utföra en rutin måsta man först söka upp rätt kund eller oganisation. Klicka på "Sök" i vänstermenyn i BRP Online för att visa söksidan.

Söka person

Se till att fliken "Personer i BRP" är vald innan du söker. Möjliga sökkriterier är personnummer, namn, e-postadress, kundnummer, kortnummer och telefonnummer. Vi rekommenderar att alltid söka på personnummer eftersom det ger rätt person direkt.

Om personuppslagning är aktiverat och man söker på ett personnummer som inte finns registrerad i BRP så kommer resultatet från uppslagningen att presenteras i en egen flik som heter "Personuppslagning". Där kan man välja att registrera personen som ny kund.

Om sökningen matchar flera personer så visas dessa i en tabell. Varje rad i tabellen kan expanderas, genom att klicka på raden, för att visa personkortet för personen.

Personkortet

Personkortet innehåller person- och kunduppgifter, tecknade abonnemang och tillägg, autogiromedgivande samt köpta värdekort.

På personkortet presenteras även eventuella avvikelser på personen och dess abonnemang och autogiromedgivanden. Allra högst upp på personkortet presenteras alltid alla personavvikelser (oavsett allvarlighet). Där visas även avvikelser på abonnemang och autogiromedgivanden som har konfigurerats som fel eller varningar.

Avvikelser för abonnemang och autogiromedgivande, oavsett allvarlighet, visas alltid som etiketter vid respektive abonnemang och autogiromedgivande.

Söka organisation

Se till att fliken "Organisationer i BRP" är vald innan du söker. Möjliga sökkriterier är organisationsnamn eller organisationsnummer. I likhet med sökning av person kommer en tabell med sökträffar att presenteras där varje rad kan expanderas till ett mycket förenklat organisationskort.

Organisationskortet

Organisationskortet innehåller uppgifter om organisationen, vem som är kundansvarig, avtalsprodukter och förbeställningar.


...

Registrera ny privatkund

Konfiguration

  • Konfigurering av kundtyp krävs. Konfiguration av Ordinarie prislista är obligatorisk medan Student och Pensionär är frivilliga. Om man inte konfigurerar Student- och Pensionärsprislista så kommer man inte att kunna välja dessa kundtyper i legitimeringssteget.
  • Kassakoppling krävs.
  • Personuppslagning rekommenderas eftersom det snabbar upp registrering av ny kund då personuppgifterna fylls i automatiskt.

Beskrivning

  1. Börja med att söka efter kunden för att säkerställa att personen inte redan finns registrerad.
  2. Ifall personen redan finns som kund så kan ett nytt abonnemang tecknas via "Teckna abonnemang som befintlig privatkund".
  3. Är inte personen regstrerad som kund kan den registreras genom att klicka på "Registrera ny kund" och sedan "Privatkund". Då öppnas registrereringsrutinen bestående av följande steg: "Legitimering", "Personuppgifter", "Produkter", ev. "Autogiromedgivande", "Inpasseringsuppgifter" och "Bekräfta".

Registreringsrutin

I rutinen kommer man stegvis att ange nödvändig information för att registrera en ny privatkund. Man kan när som helst avbryta rutinen genom att klicka på "Avbryt"-knappen. Ingen information sparas i BRP förens man klickat på "Slutför" i "Bekräfta"-steget.

1. Legitimering

Här ska man legitimera att personen har giltiga och godkända identitetshandlingar samt godkända intyg som styrker den valda kundtypen. Man måste klicka i varje checkbox som ett bevis på att man har kontrollerat handlingarna.

2. Personuppgifter

Har man personuppslagningen påslagen kommer personuppgifterna automatiskt att vara ifyllda. Det enda man behöver komplettera med är e-postadress och mobilnummer. Telefonnummer till hem och arbete är frivilliga att ange.

3. Produkter

I det här steget ska man välja huvudabonnemang och eventuella frivilliga tilläggsprodukter. De obligatoriska tilläggen kommer automatiskt att vara förvalda när man väljer huvudabonnemang. Prisinformation om de valda abonnemangen och tilläggen visas längst upp på sidan.

4. Autogiromedgivande

Ifall man har valt ett autogiroabonnemang i föregående steg så kommer man i det här steget att behöva ange kontouppgifter för ett autogiromedgivande. Observera att kontoinnehavaren måste vara minst 18 år.

5. Inpasseringsuppgifter

I det här steget ska man ta foto på kunden och ange ett kortnummer. Eventuella instruktioner för hur man registrerar ett kortnummer kan också förekomma på den här sidan om man har konfigurerat instruktionerna genom inställningen "Instruktioner på hur man registrerar medlemskortnummer".

6. Bekräfta

Här presenteras en sammanfattning av de angivna uppgifterna i rutinen. Gå igenom uppgifterna och verifiera att de stämmer innan du klickar på "Slutför".

 

...

Teckna abonnemang som befintlig privatkund

Konfiguration

Genom inställningen "Antal månader i förväg som man får teckna ett nytt abonnemang om man redan har ett aktivt" som nås genom Inställningar > Kundrutiner anger man hur många månader i förväg som man kan teckna ett nytt abonnemang innan det befintliga tar slut.

Beskrivning

För att kunna teckna abonnemang som befintlig privatkund krävs det att man inte har ett aktivt huvudabonnemang och uppfyller den konfigurerade kriteriet för förtida teckning av nytt abonnemang.

  1. Börja med att söka upp kunden.
  2. I personkortet, klicka på menyknappen i rubriken "Kunduppgifter" och välj "Teckna Abonnemang".

Rutinen som nu visas är samma som när man registrerar ny privatkundkund förutom att de befintliga personuppgifterna redan är ifyllda. Uppgifterna kan uppdateras. När det gäller autogiromedgivandesteget så presenteras de befintliga bankkontouppgifterna och man ges också där möjligheten att uppdatera dem med nya kontouppgifter (förutsatt att autogiromedgivandet inte har status "Hos BGC").


...

Registrera ny organisationskund

Konfiguration

  • Konfigurering av Ordinarie prislista är obligatorisk. Den kommer att användas om organisationen, som man kopplar kunden till, inte har en organisationsprislista kopplad till sig.
  • Aktivera förbeställningar för de organisationer som vill använda förbeställningar.
  • Kassakoppling krävs.
  • Personuppslagning rekommenderas eftersom det snabbar upp registrering av ny kund då personuppgifterna fylls i automatiskt.

Beskrivning

  1. Börja med att söka upp kunden för att säkerställa att personen inte redan finns registrerad.
  2. Ifall personen redan finns som kund så kan den utnyttja avtal och förbeställningr för en organisation genom att i personkortets "Kunduppgifter"-rubrik klicka på menyknappen och välja "Utnyttja avtal/förbeställning"
  3. Är inte personen regstrerad som kund kan den registreras genom att klicka på "Registrera ny kund" och sedan "Organisationskund". Då öppnas registrereringsrutinen bestående av följande steg: "Sök organisation", "Legitimering", "Personuppgifter", ev. "Produkter", "Autogiomedgivande",  "Inpasseringsuppgifter" och "Bekräfta".

Registreringsrutin

I rutinen kommer man stegvis att ange nödvändig information för att registrera en ny organisationskund. Man kan när som helst avbryta rutinen genom att klicka på "Avbryt"-knappen. Ingen information sparas i BRP föräns man klickat på "Slutför" i "Bekräfta"-steget.

1. Sök organisation

I det här steget ska man söka fram organisationen som man vill koppla kunden till. Skriv i sökfältet så visas träffarna automatiskt i tabellen nedan.

2. Legitimering

Här ska man legitimera att personen har giltiga och godkända identitetshandlingar samt godkända intyg som styrker den valda kundtypen. Man måste klicka i varje checkbox som ett bevis på att man har kontrollerat handlingarna.

3. Personuppgifter

Har man personuppslagningen påslagen kommer personuppgifterna automatiskt att vara ifyllda. Det enda man behöver komplettera med är e-postadress och mobilnummer. Telefonnummer till hem och arbete är frivilliga att ange. 

4. Förbeställningar/Produkter

Om den valda organisationen har förbeställningar aktiverat så kommer steg 4a att visas. Annars visas 4b.

    1. Förbeställningar
      I tabellen visas vilka förbeställningar som finns för den specifika kunden (förutsatt att personnummer har angivits). Ifall det inte finns någon förbeställning för kunden så visas alla förbeställningar för organisationen. Sök i tabellen eller lägg till en ny förbeställning.
      När en förbeställning är vald så visas steg 4b med den produkt som är vald.
       
    2. Produkter
      Här kan man välja huvudabonnemang och eventuella frivilliga tilläggsprodukter. Om organisationen har en prislista kopplad till sig kommer produkter som ingår i prislistan att visas. Om organisationen inte har någon prislista kommer produkter från ordinarie prislista att visas. De obligatoriska tilläggen kommer automatiskt att vara förvalda när man väljer huvudabonnemang. Prisinformation om de valda abonnemangen och tilläggen kommer också att presenteras.

5. Autogiromedgivande

Ifall man har valt ett autogiroabonnemang i föregående steg så kommer man i det här steget att behöva ange kontouppgifter för ett autogiromedgivande. Observera att kontoinnehavaren måste vara minst 18 år. 

6. Inpasseringsuppgifter

I det här steget ska man ta foto på kunden och ange ett kortnummer. Eventuella instruktioner för hur man registrerar ett kortnummer kan också förekomma på den här sidan om man har konfigurerat instruktionerna genom inställningen "Instruktioner på hur man registrerar medlemskortnummer".

7. Bekräfta

Här presenteras en sammanfattning av de angivna uppgifterna i rutinen. Gå igenom uppgifterna och verifiera att de stämmer innan du klickar på "Slutför".


...

Utnyttja avtal/förbeställning som befintlig kund

Konfiguration

  • Konfigurering av Ordinarie prislista är obligatorisk. Den kommer att användas om organisationen, som man kopplar kunden till, inte har en organisationsprislista kopplad till sig.
  • Aktivera förbeställningar för de organisationer som vill använda förbeställningar.
  • Kassakoppling krävs.
  • Personuppslagning rekommenderas eftersom det snabbar upp registrering av ny kund då personuppgifterna fylls i automatiskt.
  • För att en privatkund, som redan har tecknat ett abonnemang, ska kunna ta del av organisationsavtal finns det inställningen Inställningar > Inställningar > "Tillåt inte omvandling till organisationskund om kvarvarande månader på befintligt abonnemang är mer än" som reglar hur många månader som får finnas kvar på det existerande abonnemanget innan man får ta del av organisationsavtalet.

Beskrivning

  1. Börja med att söka upp kunden.
  2. I personkortet, klicka på menyknappen i rubriken "Kunduppgifter" och välj "Utnyttja avtal/förbeställning".

Samma registreringsrutin som används vid registrera ny organisationskund startas med skillnaden att kundens uppgifter är förifyllda i vissa steg.

...

Visa/skapa/importera förbeställningar

Konfiguration

Beskrivning

  1. Börja med att söka upp organisationen.
  2. I organisationskortet, klicka på menyknappen i rubriken "Förbeställningar" och välj "Administrera förbeställningar".

En ny sida visas nu där organisationens förbeställningar visas. I tabellen kan följande åtgärder utföras.

Skapa förbeställningar

Klicka på "Lägg till". Ange produkt, giltighetstid och personuppgifter i dialogen som visas och klicka senda på "Lägg till". En ny förbeställning har nu skapats.

Importera förbeställningar

Klicka på menyknappen och välj "Importera förbeställningar". Ange produkt, giltighetstid och en csv-fil som innehåller personuppgifter för alla förbeställningar som ska skapas. Klicka sedan på "Importera".

Varje rad i csv-filen ska innehålla:

 

namn,personnummer,e-postadress

 alternativt

 

namn,födelsedatum,e-postadress

En csv-fil skapas med fördel från kalkylverktyg så som Excel eller Open/Libre Office (format windows-1252/Latin1 vilket är standard i windows).

Exempel på csv-fil:

Image Added


...

Säga upp abonnemang

Konfiguration

  • Genom inställningen Inställningar > Kundrutiner > "Inkludera dagens datum i uppsägningstid" kan man ange ifall uppsägningen ska göras direkt eller nästa dag.

Beskrivning

Det är endast möjligt att säga upp autogiroabonnemang. Klicka på menyknappen till höger om abonnemanget på personkortet och välj "Säg upp". Eventuella tilläggsabonnemang kommer att sägas upp samtidigt som huvudabonnemanget.

I uppsägningsrutinen kommer kunden att få välja ifall den vill betala för hela uppsägningstiden direkt (slutbetalning) eller om autogirodragningarna ska fortsätta under resterande uppsägningstid.


...

Debitera abonnemang

Konfiguration

  • Inställningen Inställningar > Kundrutiner > "Max antal debiteringsintervall att förskottsbetala abonnemang" anger max antal månader i förväg som man får debitera ett abonnemang (standardvärdet är 12 månader).

Beskrivning 

Denna rutin kan användas vid två situationer:

  • Då kunden vill förskottsbetala sina abonnemang.
  • Då abonnemanget är släpande (debiterat t.o.m. är tidigare än förväntat datum) och man vill debitera fram abonnemanget.

Rutinen påbörjas genom att klicka på menyknappen till höger om abonnemanget och välja "Debitera". I vyn som visas finns en sammanfattning på vilka abonnemang som kommer att debiteras, debiteringsperioden och hur mycket som abonnemangen kommer att debiteras. Man har möjlighet att välja antal månader som man vill debitera. Tilläggsabonnemang kommer att debiteras till samma datum som huvudabonnemanget.

När ett abonnemang är släpande så kan man välja att "Debitera ikapp" istället för att ange antal månader. "Debitera ikapp" innebär att man debiterar så mycket som krävs för att abonnemanget(n) inte längre ska räknas som släpande.

När man klickar på "Slutför" så skapas en beställning som automatiskt öppnas i kassan.


...

Uppgradera abonnemang

Ett abonnemang kan endast uppgraderas till ett dyrare abonnemang av samma typ och samma prislista. Ett befintligt autogiroabonnemang för en student kan alltså endast uppgraderas till ett dyrare autogiroabonnemang med student-prislista).

Uppgradera ett abonnemang genom att klicka på menyknappen till höger om abonnemanget och välj "Uppgradera". Om menyvalet inte visas innebär det att det inte finns något dyrare abonnemang av samma typ och prislista att uppgradera till.

När man klickar på "Slutför" i "Bekräfta"-steget så uppgraderas abonnemanget och det skapas en beställning som automatiskt öppnas i kassan.

...


...

Nedgradera abonnemang

Ett abonnemang kan endast uppgraderas nedgraderas till ett dyrare billigare abonnemang av samma typ och samma prislista. Ett befintligt autogirokontant-abonnemang för en student pensionär kan alltså endast uppgraderas nedgraderas till ett dyrare autogiroabonnemang billigare kontantabonnemang med studentpensionär-prislista).

Uppgradera ett Nedgradera att abonnemang genom att klicka på menyknappen till höger om abonnemanget och välj "UppgraderaNedgradera". Om menyvalet inte visas innebär det att det inte finns något dyrare billigare abonnemang av samma typ och prislista att uppgradera nedgradera till.

När man klickar på "Slutför" i " så skapas en beställning som automatiskt öppnas i kassan.

Nedgradera abonnemang

Ett abonnemang kan endast nedgraderas till ett billigare abonnemang av samma typ och samma prislista. Ett befintligt kontant-abonnemang för en pensionär kan alltså endast nedgraderas till ett billigare kontantabonnemang med pensionär-prislista).

Nedgradera att abonnemang genom att klicka på menyknappen till höger om abonnemanget och välj "Nedgradera". Om menyvalet inte visas innebär det att det inte finns något billigare abonnemang av samma typ och prislista att nedgradera till.

...

Bekräfta"-steget så nedgraderas abonnemanget. Abonnemangets "debiterat t.o.m." flyttas då fram med ett antal dagar. Hur många dagar det blir beror på skillnaden mellan kostnaden för det gamla och det nya abonnemanget. För ett autogiroabonnemang innebär det att nästa autogirodragning blir billigare. För ett kontantabonnemang innebär det att giltighetstiden blir förlängd.


...

Frys abonnemang

Konfiguration

  • För att kunden ska bli tvungen att ange en frysningsorsak så ska inställningen Inställningar > Kundrutiner > "Använd avvikelseorsaker" sättas. Därefter kan man via Produkter > Inställningar > Avvikelseorsaker skapa orsaker till en frysning. Välj typen "Frysning" när du skapar en ny avvikelseorsak. 
  • Om man önskar att en bekräftelse ska skrivs ut och att ett e-post ska skickas till kunden så ska inställningen Inställningar > Kundrutiner > "Använd bekräftelse på frysning av abonnemang" sättas.
  • Vill man att ett fryst abonnemang ska debiteras även under frysningsperioden så ska inställning Inställningar > Kundrutiner > "Debitera fryst abonnemang under bindningstiden" sättas. Kunden kommer då att få dagar tillgodo på sitt abonnemang. Tillgododagarna kan sedan användas då bindningstiden löpt ut.
  • Vill man begränsa hur lång tid ett abonnemang får frysas ska inställningarna Inställningar > Kundrutiner > "Kortast tillåtna frysperiod för abonnemang" och Inställningar > Kundrutiner > "Längsta tillåtna frysperiod för abonnemang" sättas. Dessa värden påverkar även rutinerna "Förläng frysning", "Förkorta frysning" och "Tina upp".

...

Här ska man välja frysperiodens start- och slutdatumslutdatum. Om man klickar på "Idag"-knappen så påbörjas frysningen direkt. En tabell med valt abonnemang och eventuella tilläggsabonnemang visas med information om nästa debitering för abonnemangen(autogiroabonnemang) eller förlängd giltighetstid (kontantabonnemang). När man fryser ett abonnemang kan det innebära att kuden får "frysta debiterade dagar tillgodo" (dagar som kunden betalt för men inte kan utnyttja eftersom abonnemanget är fryst). Dessa dagar kommer kunden tillgogo då nästa debitering ska skesker (autogiroabonnemang) eller som förlängd giltighetstid (kontantabonnemang).

4. Bekräfta

Här presenteras en sammanfattning av rutinen. Kontrollera uppgifterna och klicka på "Slutför" för att frysa abonnemanget.

När man fryser ett abonnemang men anger ett startdatum som är i framtiden, då används begreppet "framtida frysning" tills startdatumet är nått. När startdatumen är nått så kallas frysningen för "pågående frysning".

 

...

Tina upp fryst abonnemang

...

Tina upp ett abonnemang genom att klicka på menyknappen till höger om abonnemanget och sedan välja "Tina upp". Identifiera kunden och bekräfta sedan uppgfiterna innan du klickar på "Slutför" i "Bekräfta"-steget.

 OBS! När ett autogiroabonnemang tinas upp kan det innebära att kunden måsta betala ikapp till nästa månadsslut. Summan att betala visas då i "Bekräfta"-steget. När man klickar på "Slutför" så skapas en beställning som automatiskt öppnas i kassan.

...

OBS! När en frysning på ett autogiroabonnemang förkortas kan det innebära att kunden måsta betala ikapp till nästa månadsslut. Summan att betala visas då i "Frysperiod"- och "Bekräfta"-stegen. När man klickar på "Slutför" så skapas en beställning som automatiskt öppnas i kassan.

...