Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Fakturadistribution

Fakturadistribution ser till att kunder får sina fakturor levererade på det sättet de önskar utan att skapa merarbete för systemanvändaren.

Konfigurering

Det finns för närvarande tre olika distributionsmetoder:

...

Fördelen med fakturadistribution framför att göra "rapport" på fakturorna är att man kan individualisera per kund / organisation hur dom vill ha sin faktura vid massutskick. Fakturadistributionen ger också tillgång till integrationer.

Fakturadistribution kan i dagsläget leverera fakturan till kunden via:

...

Skicka fakturor

  • in under Ekonomi >

...

Efter att de önskade distributionsmetoderna är aktiverade bör en förvald distributionsmetod väljas. Det är den metoden som kommer att användas för de kunder som inte specifikt bett om att få sina fakturor på ett särskilt sätt. Gå in under Inställningar > Inställningar > Faktura och välj förvald metod på inställningen "Standardmetod vid fakturadistribution". Kommer ni inte åt menyn för inställningar, kontakta BRP support.

Distributionsmetoderna epost och centralprintleverantör ger möjlighet till en viss ångertid vid sändning. För att justera den tiden, gå in under Inställningar > Inställningar > Faktura och sätt "Minsta ångertid vid fakturadistribution" till det antal minuter ni önskar.

Användning

...

  • Fakturering > Fakturor
  • Markera de fakturor ni vill skicka, klicka på knappen "Skicka". Om den inte visas finns det ingen aktiv distributionsmetod.
  • Välj den mall som passar bäst. Vid Central print-leverantör byts mallen ut mot en standardmall med anläggningens logotyp.
  • Fakturan får nu status "Väntar på att skickas". Det går fortfarande att ångra utskicket (se rubriken "Ångra sändning" längre ner). 
  • När fakturan är skickad ändras status till "Skickad" och det skrivs i fakturans historik när och till vem fakturan har skickats. (Se Faktura-dialogen > fliken "Historik")   
  • Skulle något gå fel med utskicket sätts status på fakturan tillbaka som det var innan den lades upp för fakturadistribution med ett felmeddelande på fakturans historikflik.

Skicka påminnelser

  • Gäller enbart Utskrift till egen skrivare, E-post direkt till kund och Central utskrift (21 grams)
  • Aktivera inställningen 'Distributionsmetod vid fakturapåminnelser'
  • Gå in under Ekonomi > Fakturering >

...

  • Kravhantering
  • Markera de fakturor ni vill skicka, klicka på knappen "Skicka påminnelser". Om den inte visas finns det ingen aktiv distributionsmetod.
  • Välj den mall som passar bäst. Vid Central print-leverantör byts mallen ut mot en standardmall med anläggningens logotyp.
  • Fakturan får nu status "Väntar på att skickas". Det går fortfarande att ångra utskicket (se rubriken "Ångra sändning" längre ner). 
  • När fakturan är skickad ändras status tillbaka till "Påminnelse" och det skrivs i fakturans historik när och till vem fakturan har skickats. (Se Faktura-dialogen > fliken "Historik")   
  • Skulle något gå fel med utskicket sätts status på fakturan tillbaka som det var innan den lades upp för fakturadistribution (antal påminnelser räknas ner samt påminnelsedagen stegar tillbaka till det den var innan.) med ett felmeddelande på fakturans historikflik.


Brponly
TitleMall vid 21 grams

För 21grams byts header-mallen ut mot header_invoice_21grams_{countrycode}.jasper.

 


Val av distributionsmetod på enskilda kunder och organisationer

...

  • in på kundens

...

  • personkort och välj fliken "Fakturor

...

  • " respektive fliken "Ekonomi"

...

  • organisationskort
  • Välj önskad distributionsmetod i fältet "Fakturadistribution"

...

  • Önskar kunden

...

  • e-postfakturor till någon annan

...

  • e-postadress än sin vanliga

...

  • skrivs den önskade

...

  • e-postadressen in i fältet "

...

Central print-leverantör (21 grams)

...

  • E-postadress (för faktura)"
  • Prioritet generellt vid skickning av fakturor om inställningen "Koppla faktura till personens organisation" är påslagen är som följer: Organisationens fakturareferens, Organisation, Person.
  • För att uppdatera vart en faktura ska skickas kan man fritexta på fakturans fält för E-postadress. Om man vill att fakturan ska få en adress enligt ovan prioritet kan man tömma samma fält och klicka på "spara" så plockas adress automatiskt.
  • Om en faktura inte går att skicka med metoden som är vald för en viss kund eller organisation kommer standardmetoden för distribuering att användas.
    Exempel: Organisationen B är konfigurerade att använda distributionsmetoden 'E-post'. Men distributionsmetoden 'E-post' är inte aktiv för bolag A.
    Fakturor som B har hos A kommer då att distribueras med standardmetoden för bolag A.

Reservmetod

  • Det går att välja reservmetod som systemet automatiskt nyttjar om kundens faktura inte uppfyller kriterierna för standardmetoden.
  • Exempelvis kan man ha 21gram som reservmetod men ha e-post som standardmetod. Om en kunds faktura saknar e-postadress eftersom kunden saknar e-postadress så skickas då fakturan via 21gram.
  • På samma sätt om man har 21gram som standard och e-post som reserv skickas fakturan via e-post om kundens faktura saknar giltiga adressuppgifter.

Ångra sändning

  • Fakturor som skickas via

...

  • "E-post" eller

...

  • "Central print-leverantör" kan ångras om man skulle råka skicka av misstag.
  • Ångra en skickad faktura genom att kreditera den inom 5 minuter eller den tid ni

...

  • valt som minsta ångertid
Brponly
TitleTitle

Installation

Generellt (för alla distributionssätt)

  • Giltiga adressuppgifter på anläggningen
  • Schedulerunner med aktiviteten "Fakturadistribution" påslagen.
  • Inställningen "Mottagare av info-e-post"
  • Inställningen "Tillåt central fakturadistribution"
  • Inställningen "Standardmetod vid fakturadistribution"
  • Inställningen "Minsta ångertid vid fakturadistribution" (default 30 minuter)
  • Inställningen "Reservrutin vid fakturadistribution"
  • Inställningen "Automatisk distribution av fakturor utan medgivanden"
  • Inställningen "Fakturamall för automatisk distribution av fakturor utan medgivanden"

  • Ekonomi - Inställningar - Fakturadistribution, välj vilka rutiner som ska fungera för respektive bolag

E-post

  • Inställningen "Skicka kopia av e-postade fakturor"
  • Inställningen "Avsändaradress vid fakturadistribution via e-post" (om inget sätts används anläggningens adress)
  • Inställningen "Extra adress för kopia av e-postade fakturor" (används nästan aldrig, en gammal setting vi lade in i felsökningssyfte)

21gram

  • Krävs filserverkoppling enligt Filserver / Integrationsserver (Lägg ärende till Daniel, Anna eller Mikael)
  • Inställningen "Portoklass"
  • Inställningen "Använd färg vid utskrift via utskriftstjänst"
  • Inställningen "Använd avsändaradress från" Om besöks- eller fakturadress från anläggningen ska nyttjas som returadress på fakturorna

E-faktura, Pagero (Kräver version 2016.3603)

  • Inställningen Använd Pagerointegration
  • Inställningen Personkortet: mfReferenceCode.hide=false
    • Gå till "Inställningar - Bolag".
    • Markera bolaget det gäller och klicka på "Visa"
    • Klicka på "Skapa" till höger om Pagerokoppling
    • Fyll i uppgifterna vi fått från kunden
    • Pagero kommer då att skicka ut ett e-mail med information om avtal samt inloggningsuppgifter och uppmaning att ange ett lösenord
    • När kunden återkommer med inloggningsuppgifter, Gå till "Inställningar - Bolag".
    • Markera bolaget det gäller och klicka på "Visa"
    • Klicka på "Ändra" höger om Pagerokoppling
    • Fyll i lösenordet
  • Om kunden redan har ett Pagerokonto:
  • Be om användarnamn & lösenord till deras Pagero Online. Kör sedan:
Code Block
insert into pagerocompany (username,password,company) values ('pageroanvändare', 'pagerolösen', bolagsid);
  • Skicka sedan mail till support@pagero.se

    "Flytta användare/kund
    Avser:
    Bolagsnamn
    OrgNr
    Användare

    Kunden behöver flyttas till BRP Systems AB multi-company så att dom kan skicka e-faktura via vårt API."

Autogiro

Fakturorna följer med de ordinarie autogiro-filerna (dvs vid manuell eller automatisk ag-debitering). De kan alltså ligga och vänta i upp till en månad på att bli skickade.

E-faktura (används endast av Göteborgs stad och är en specialare, prata med Jesper om kund efterfrågar e-faktura)

  • Inställningen "Katalog för e-faktura-filer" – Används av E-Faktura, Svefaktura
  • E-faktura, Svefaktura från version 25.345. BRP kan skapa en fil som är en svefaktura, men vi har ingen integration med betalväxel. Detta används enbart av Göteborg Stad
  • Detta distributionssätt skapar en XML-fil enligt Svefaktura-standarden och sparar filen i dokumentdatabasen. För att sedan få denna XML-fil till disk så måste man aktivera den schemalagda aktiviteten "Spara e-faktura till disk". Denna aktivitet använder sig av inställningen "Katalog för e-faktura-filer" för att peka ut var filen ska sparas.

 NYTT (version 2015.4501)

Inställningen " Distributionsmetod vid fakturapåminnelser"  
Överrider vanlig fakturadistribution vid påminnelser om satt. Även ändrat så att reservmetod för distribution används vid påminnelser när standardmetod är ogiltig.



Brponly
TitleVal av distributionsmetod

Nedan är en beskrivning av hur distributionsmetod väljs för en given faktura när denna skickas till distribution från klienten. Röda pilar motsvarar 'Nej' och gröna motsvarar 'Ja'. Val av distributionsmetod kommer att ske enligt detta flöde från version 2016.XXXX.

Image Added