När giltighetstiden har löpt ut för ett värdekort så kan du tömma skulden genom att intäktsföra den. Det skapas ett verifikat i form av en kassarapport för varje tömning.

  1. Välj värdekort
    1. Sök fram de värdekort du vill tömma genom att gå till ekonomi - kassa - värdekort. Exempelvis genom att välja ett konto och kryssa i "Visa även ogiltiga", klicka på "Sök". Om du klickar på "Giltigt till" i tabellhuvudet så sorteras de i datumordning och det blir enkelt att hitta de som ska tömmas.
    2. Markera de du vill tömma, vanligtvis de som gick ut i föregående månad.
  2. Töm värdekort
    1. Klicka på högerknappen och välj "Töm värdekort".
    2. Om du har valt att tömma värdekort som inte har ett intäktskonto kopplat till sig du får nu möjlighet att välja intäktskonto. Systemet hanterar i första hand moms enligt momsgrupp på det intäktskontot och om det ej är valt tas momsgrupp från värdekortsprodukten (är oftast samma).
    3. Välj bokföringsdatum då du vill att intäkten ska bokföras så att tömning kan ske efter månadsskifte men hamna i föregående månad.
    4. Till sist kryssar du i bekräftelserutan och klickar på "OK". Du får ingen chans att ångra så kryssa inte i bekräftelserutan utan att vara säker på vad du gör.
    5. Efter tömningen får du ett meddelande om hur många kort som tömts och totalbeloppet. I beloppet ingår moms. Du får också besked om nummer på den kassarapport som skapats för tömningen. Kassarapporten kan hittas och skrivas ut bland de övriga kassarapporterna. Tänk på att rapporterna filtreras på bokföringsdag så du kan behöva stega tillbaka datumfiltret för att hitta den skapade rapporten i kassarapportlistan. Kassarapporten som skapas blir automatiskt bekräftad i de fall upplägg med bekräftelse används.

Vid tömning av presentkort bör du ha ett intäktskonto med noll (0) i moms. Enligt uppgift kan detta betraktas som momsfritt då inget har levererats, stäm dock gärna av med din revisor om ni har haft annan praxis. För momsade värdekort, typ klippkort, så ska samma momssats som produkten användas.

Exempel: bokföra förfallna presentkort (presentkort som blivit ogiltiga)
En redovisningsenhet har skulder avseende ej inlösta presentkort som inte avser en viss vara eller en viss tjänst. Ej inlösta presentkort till ett värde av 4 000 SEK har per den sista december år 2009 förfallit värdelösa och kommer inte att återbetalas. Ej inlösta presentkort som förfaller värdelösa anses utgöra en momsfri sidointäkt.

Konto

Benämning

Debet

Kredit

2421

Ej inlösta presentkort

4 000

 

3690

Övriga sidointäkter

 

4 000

För mer exempel, se Konteringsexempel

Konto för tömning av värdekort

Intäktskontot som ett utgånget värdekort intäktsförs till anges på värdekortets produkt under fliken "Värdekort".

Automatisering

Det finns en möjlighet att med hjälp av en schemalagd aktivitet automatisera detta på månatlig basis. Kontakta BRP:s support för att aktivera detta. Observera att endast de värdekort som har intäktskonto för tömning inställt kommer att tömmas.

För konfigureringsanvisningar se: Månatliga körningar