Child pages
  • Periodisering
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Video: Periodisering

Allmänt

Primärt används periodiseringsfunktionen för att periodisera abonnemang men även andra produkttyper kan periodiseras.

Vid periodisering så bokas försäljningen som en skuld och intäktsförs sedan i periodiseringsjournalen.

  • Abonnemang, jämnt per dag över debiteringsintervallet
  • Arrangemang, jämnt per dag mellan start och slutdatum på arrangemanget
  • Tjänster, intäkten läggs på den dag som tjänsten startar om den säljs i en månad före startdatumet. Om tjänsten startar i samma månad som den debiteras eller tidigare så görs ingen periodisering alls.
  • Varor, intäkten läggs på den dag som varans bokning har som startdag om den säljs i en månad före startdatumet. Om startdagen är i samma månad som den debiteras eller tidigare så görs ingen periodisering alls.

Scenario

Ni säljer ett årsbaserat kontantabonnemang. Ni får betalt för ett helt år vid säljtillfället. Dilemmat som uppstår är att ni har en intäkt på en månad som egentligen borde gälla för 12 månader. Därför vill ni på något sätt fördela intäkten per månad för den relevanta perioden (ett år i det här exemplet). I exemplet nedan antas det att ett årsabonnemang kostar 6 000 kr, d.v.s. att er intäkt per månad borde vara 500 kr (6 000 kr delat på 12 månader blir 500 kr/månad).

Denna funktion finns i BRP och heter Periodisering. Den ställs in enligt följande:

I normala fall har ni ett intäktskonto. Nu kommer ni behöva tre konton. Anledningen till tre konton är att dels har ni er vanliga intäkt som är 1/12 del per månad men samtidigt har ni rent bokföringsmässigt en skuld till kunden tills det att kunden har tränat sina 12 månader. Det tredje kontot uppstår p.g.a. Skatteverket. Även om ni bokföringsmässigt inte har mer än 1/12 del i intäkt per månad så vill Skatteverket att ni betalar hela momsbeloppet vid säljtillfället.

Ni behöver därför ett intäktskonto (3xxx), ett skuldkonto (2xxx) och ett s.k. skuggkonto (3xxxyy). Vilka specifika konton ni ska använda får ni av er ekonomiansvarige eller revisor då våra exempelkonton inte kommer fungera för vissa bokföringsystem. Vilka kontonummer ni använder spelar ingen roll för periodiseringsfunktionen i BRP.

Skapa först ditt skuldkonto som visar hur mycket ni har i skuld till kunden. Konton skapar ni under menyval Ekonomi > Inställningar > Konton. Skapa enligt nedan. Byt ut kontonummer och namn enligt önskemål. Observera de andra inställningarna.

Skapa sedan ditt s.k. skuggkonto. I vårt exempel har vi lagt till 99 på det numret vi kommer köra med för vårt vanliga intäktskonto. På så sätt ser vi tydligt vilket intäktskonto ett skuggkonto "tillhör". Välj nummer och namn enligt eget tycke. Observera de andra inställningarna.
Anledningen till att ha ett skuggkontot är att få en tydlig momsredovisning och kunna beräknas av ekonomisystemen. I detta exempel så ska man ha momsredovisning på konto 3101 men inte på 310199. 

Skapa sedan ditt vanliga intäktskonto med nummer och namn av eget tycke. Observera de andra inställningarna. Här väljer du skuggkontot du skapade i steg 1.

När du skapat alla konton så är det dags att titta på abonnemangsprodukten. Titta på infogad bild. Du väljer intäktskontot "som vanligt". Det som tillkommer är att du även ska välja ett periodiseringskontot. Skuggkontot ser du inte längre utan det är något BRP arbetar med i bakgrunden.

Månatliga rutiner

Efter varje månadsslut så är det dags att flytta över en del av kontantabonnemangets värde till ert intäktskonto. I vårt exempel blir det 1/12 del då det är ett ettårsabonnemang. Detta gör du genom att skapa en periodiseringsjournal.

Välj i menyn Ekonomi > Periodisering > Periodiseringsjournaler

Välj knapp "Skapa journal". BRP kommer föreslå den sista dagen i föregående månad, något som borde vara aktuell och normalt inte ska ändras. Klicka på "OK" och välja att skriva ut/förhandsgranska rapporten. Nu är det klart - mer är det inte. Lämna över detta till eventuell revisor/ekonomiansvarig.

Automatisering

Det finns en möjlighet att med hjälp av en schemalagd aktivitet automatisera detta på månatlig basis.

Periodiseringsutfall

En fråga man kan ställa sig är hur ser utfallet ut för det kommande året beträffande periodiseringen. Alltså vilka intäkter har jag de närmaste månaderna genom periodiseringen.

Välj menyval Ekonomi > Periodisering > Periodiseringsutfall

Välj ett från datum och klick på sök. Framtida periodiseringar visas i listan. Du ser berörda konton, planerade datum och aktuella belopp.

 

Välj önskat datum och klick på "Sök". Listan visar framtida periodiseringar.

Klicka i "Summera per anläggning" för att se resultatet anläggningsvis.

För att få till korrekta skulder på befintliga abonnemang behöver BRP kontaktas för massuppdatering av databasen. Denna metod kräver att abonnemangen är sålda i BRP och fungerar inte på importerade abonnemang. Periodiserade skulder som uppkom före BRP får hanteras manuellt enligt tidigare metod tills de är tömda.

Konteringsexempel

Följande exempel visar vad som sker rent ekonomiskt med era konton.

Fakturering av ett årsabonnemang på 10600 kr ink moms
Intäktskonto = 3050, Periodiseringskonto = 2970

Kontonr

Kontonamn

Debit

Kredit

1510

Kundfordringar

10600

 

2630

Utg moms, 6%

 

600

2970

Förskott Årskort

 

10000

Abonnemanget säljs den 15/1. När periodisering görs för januari intäktsförs då 16 dagar på detta abonnemang. Intäkten blir 16 / 365 * 10 000 = 438,36

Kontonr

Kontonamn

Debit

Kredit

2970

Förskott Årskort

438,36

 

3050

Intäkt Årskort

 

438,36

Kontering vid byte

Ett årsabonnemang med halva tiden kvar bytes till en annan abonnemangsform med annat intäktskonto och periodiseringskonto. Endast den del av skuld som ännu ej periodiserats flyttas. I detta fall 5000 kr.
Intäktskonto 2 = 3051, Periodiseringskonto 2 = 2971

Kontonr

Kontonamn

Debit

Kredit

2970

Förskott Årskort

5000

 

2971

Förskott Årskort 2

 

5000

Alla framtida återföringar ändras så att de ser ut enligt följande

Kontonr

Kontonamn

Debit

Kredit

2971

Förskott Årskort 2

438,36

 

3051

Intäkt Årskort 2

 

438,36

Alla dessa konteringar sammanställs på periodiseringsjournaler.
Observera att intäkterna fördelas över ursprungliga debiteringsintervallet så om debiterat t.o.m. påverkas vid byte så har det ändå ingen effekt på periodiseringen.
Om abonnemangsprodukten du byter till inte ska periodiseras så periodiseras abonnemanget enligt ursprungliga planen.

Exempel på kontering med hjälp av skuggkonto

Fakturering av ett årsabonnemang på 10600 kr inkl moms
Intäktskonto = 3050, Skuggkonto till intäktskontot = 305099, Periodiseringskonto = 2970

Kontonr

Kontonamn

Debit

Kredit

1510

Kundfordringar

10600

 

2630

Utg moms, 6%

 

600

3050

Intäkt årskort

 

10000

305099

Intäkt årskort Skugg

10000

 

2970

Förskott Årskort

 

10000

Abonnemanget säljs den 15/1. När periodisering görs för Januari intäktsförs då 16 dagar på detta abonnemang. Intäkten blir 16 / 365 * 10 000 = 438,36

Kontonr

Kontonamn

Debit

Kredit

2970

Förskott Årskort

438,36

 

305099

Intäkt Årskort

 

438,36

För att aktivera den här typen av kontering måste ett skuggkonto sättas på intäktskontot (3050 i exemplet). För mer exempel se Konteringsexempel

Avstämning

  1. Gå till Ekonomi > Periodisering > Periodiseringsskuld per datum.
  2. Välj önskat datum för avstämning, vanligtvis den siste i månaden före.
  3. Klicka på "Sök".

Vid differens mot bokföringen beror det vanligtvis på att det finns periodiseringstransaktioner som ännu inte är bokförda eller inkörningsdifferenser. Om du misstänker att det finns ej bokförda transaktioner så kan du göra en extra periodiseringsjournal så de kommer med enligt beskrivningen ovan.

Vid driftsättning av periodiseringsfunktionen behöver oftast en manuell justering av bokförda skulden göras så att bokföring och BRP är i fas. Efter att BRP hjälpt till med att göra en omräkning av periodiseringen så görs en avstämning mellan BRP och bokföringen vid påföljande månadsskifte. I detta läge saknas vanligtvis belopp på förskottskontot 2970. Om bokföringen visar 10 000 och BRP visar 100 000 så behöver 90 000 justeras. Det görs med en manuell bokföringsorder enligt följande:

Kontonr

Kontonamn

Debit

Kredit

2970

Förskott Årskort

 

90000

305099

Intäkt Årskort

90000

 

Om ni inte har skuggkonton så används 3050 istället för 305099.

Vid en omräkning så behöver ni skapa periodiseringsjournal för innevarande månad men den behöver inte bokföras eftersom det ändå ska göras en engångsjustering enligt ovan. Därefter skapas periodiseringsjournaler månatligen som ska bokföras.

Begränsningar

  1. Systemet tar inte hänsyn till avvikelser (exempelvis i form av frysningar) utan intäkten sprids jämt över debiteringsintervallet.
  2. Byten av abonnemangsformer beaktas ej.
  • No labels