Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Observera att endast BRPs personal har åtkomst till inläsning från mellanformat. 

Mellanformat är ett filformat för import och export av personer, abonnemang och medgivanden.

Vi har skapat en webbtjänst som verifierar att en fil är på korrekt mellanformat: https://prod.brpsystems.se/IntermediateFormatChecker/

Testa gärna filen (sparad som .csv) där innan ni skickar den till oss för inläsning.

Vad exporteras?

Om två eller fler rader är markerade i personlistan så tas endast de med i exporten. Annars samtliga i personlistan.
Vid skapande av en mellanformatsfil kan man välja att alla abonnemang för personerna i exporten eller bara aktiva abonnemang. Samma antal personer exporteras vid båda alternativen.
Kriterier för vad som är ett aktivt abonnemang är samma som gäller i övriga urval i BRP.

Vad exporteras inte?

Endast de kolumner som listas nedan ingår. Exempel på information som inte ingår men som ofta efterfrågas är:

  • Avvikelser (frysningar)
  • Värdekort 

A brief description of the intermediate format in english

Link

FAQ om mellanformat

Länk

Beskrivning av mellanformat

Personer, abonnemang samt medgivanden kan exporteras/importeras via csv-filer (där fälten separeras med semikolon) och varje rad är på formatet:

Persondel ; Abonnemangsdel ; Medgivandedel

Persondel

p_idcustomerNumberfirstNamelastNameorganizationbusinessUnitbirthDatepersonNumbergenderemailstreetAddresspostalCodepostalCityhomePhoneworkPhonemobilePhonecategoryregiongroupsjobTitlecardNumber
1ABC-1AndersAnderssonAcme ABMera Motion1980-10-01801001-4937Mananders@test.seStorgatan 111122STORSJÖ0470-112233 070-223344VIP Innebandy,Styrketräning 23445653

p_id är ett unikt id för personen. Detta sparas som ett dolt fält (externt id) på personen vid import. Om ni har någon unik identifierare i ert gamla system (t ex kundnummer) går det utmärkt att använda, annars går det bra att använda t ex radnummer*.

p_id och antingen firstName eller lastName är obligatoriska i persondelen.

gender (kön) - M eller F eller lämna tomt om okänt kön (För svenska anläggningar fungerar även Man/Kvinna/Okänt. Mann/Kvinne/Ukjent för norska anläggningar).

groups - de grupper som personen tillhör. Flera grupper separeras med komma.

businessUnit - Namnet på den anläggning i BRP som personen ska kopplas till.

Om inställningen "Använd födelsedag som standardlösen" är aktiverad får personer som importeras de sex första siffrorna i personnumret som lösenord.

Abonnemangsdel

Om personen saknar abonnemang så lämnas samtliga nedanstående fält helt tomma.

s_idproductpricestartenddebitedUntilrenewpriceWarrantyDaypayer_id
1Träning AG2992019-01-012019-12-312019-01-31true  

Observera: Ett abonnemang måste ha värden i följande fält: s_id, product, price, start, end, renew.

s_id är ett unikt id för abonnemanget. Går bra att sätta t ex radnummer*.

end - bundet t.o.m.

renew (förnyas automatiskt) - true/false.

priceWarrantyDay - dag för prisgaranti. Sätts automatiskt till bundet t.o.m.(end) om fältet är tomt.

payer_id - vid annan betalare, kan lämnas tomt om abonnemangets nyttjare också är betalare.

Om samma s_id förekommer för flera olika personers abonnemang så refererar de till ett abonnemang med flera nyttare. Abonnemang kan dock bara ha en betalare, lämnas payer_id tomt för ett abonnemang med flera nyttjare så blir en godtycklig nyttjare satt som betalare.

Vid mer än ett abonnemang

Varje rads abonnemangsdel kan endast innehålla ett abonnemang. Om en person har flera abonnemang så skapas extra rader för dessa. Persondelen på de extra raderna måste innehålla personens id (p_id) medan övriga fält ej behöver upprepas.

Medgivandedel (Autogiro)

Om personen saknar autogiromedgivande så lämnas nedanstående fält tomma.

m_idbetalarNummerkontoInnehavareclearingNummerkontoNummerregistered
119801001493719801001-49371234-512345678true

m_id är ett unikt i för medgivandet. Går bra att sätta t ex betalarnummer eller radnummer*.

registered (upplagt) - true/false

Medgivandedel (Avtalegiro, Norge)

Om personen saknar avtalegiro så lämnas nedanstående fält tomma.

m_idKIDkontoNummerregistered
102110930000000112345678false

registered (upplagt) - true/false

 

En exempelfil

Finns här: 

exempelfil_mellanformat.csv
 
Anders har två abonnemang. Barbara har inget eget abonnemang men betalar för Cecilia.

(Observera att om ni öppnar filen i en norsk version av Excel kommer så kommer datum att visas på formatet dd-mm-yyyy. Se till att ändra format till yyyy-mm-dd innan ni sparar filen igen, det är så datum måste anges i mellanformatet).

Redigera i CSV-filer

Ett bra och gratis program för detta är CSVEd (klicka på länken för att ladda hem, finns även internt hos oss under gemensam/mjukvara).

Nackdelar med Excel för redigering av CSV-filer (och varför CSVEd ger mindre krångel)

När Excel öppnar en CSV-fil så sker en tolkning av fältens innehåll, t ex långa sifferserier visas på scientific format (t ex 1,23E+15). Om man sedan sparar filen igen (och inte anger att kolumnerna ska vara på textformat) så blir det detta format och därmed kan information ändras eller gå förlorad.

Därför rekommenderar vi att man behåller filerna i något av Excels egna format, t ex Excel 97-2003-arbetsbok och sparar om dem på  CSV (MS-DOS)-format precis innan importen. Om inläsningen upptäcker felaktigheter i filen så fortsätter man att redigera Excel-filen och sparar på nytt som en CSV-fil, osv. Det viktiga är alltså att inte öppna CSV-filen igen med Excel.

Skicka helst excelfilen till oss så gör vi om den den till csv innan importen.

Import från mellanformat

Vid inläsningen av mellanformatsfilen så finns möjlighet att välja om endast aktiva eller alla personer ska tas med.

Export till mellanformat

Om två eller fler rader är markerade i personlistan så tas endast de med i exporten. Om bara en rad är markerad så exporteras samtliga personer i personlistan.

Vid export kan man välja att ta med alla abonnemang för personerna (använd ej detta för versioner tidigare än 2017.4804) eller bara aktiva abonnemang. Samma antal personer exporteras vid båda alternativen.

Exempel 1. Gör ett urval i personlistan och välj "Export till mellanformat (samtliga abonnemang)" då kommer alla personer i urvalet med samt både deras aktiva och inaktiva abonnemang. Även personer utan abonnemang kommer med. Betalare som ej fanns med i urvalet kommer också med.

Exempel 2. Gör ett urval i personlistan och välj "Export till mellanformat (aktiva abonnemang") då kommer alla personer i urvalet med samt deras aktiva abonnemang. Även personer utan abonnemang kommer med. Betalare som ej fanns med i urvalet kommer också med.

 

Värdekort

Ingår ej i mellanformatet, men kan läsas in separat från excelfil. Se Import av värdekort

 


*   I Exel görs detta lätt med =Row() (eller =Rad() för svensk installation )


  • No labels